Zu einer häufig eingesetzten Nachricht im elektronischen Dokumentenaustausch zählt seit vielen Jahren die ORDERS (purchase order message). Das ist ein gängiges EDIFACT-Nachrichtenformat, das einem Bestellvorgang zwischen den Geschäftspartnern entspricht.
Der Käufer generiert in seinem ERP-Programm eine Bestellung, die dann in der Regel in einem Inhouse-Format ausgegeben wird. Dieses Dokument muss mithilfe der eingesetzten EDI-Lösung in das partnerspezifische Dokumentenformat konvertiert und anschließend an den Geschäftspartner (Lieferant) versendet werden, damit die Bestellung dort im System automatisch verarbeitet werden kann. Diese Konvertierung ist erforderlich, damit die Informationen im erzeugten Inhouse-Dokument nach den festgesetzten Regeln eines EDI-Standards aufgearbeitet und beim Import in ein anderes ERP-Programm richtig interpretiert werden können.
Beispiel einer EDIFACT ORDERS Nachricht:
Jede ORDERS-Nachricht enthält die benötigten Angaben zu:
- EDIFACT Nachrichtennamen (in unserem Beispiel ORDERS D96 A),
- Käuferdaten (wie Firmenname, Adresse, Lieferanschrift) und Belegdatum sowie
- Detailangaben zu bestellten Waren (Artikelnummer, Preis, Menge etc.).
Durch den automatisierten elektronischen Austausch von Bestelldokumenten reduzieren die Unternehmen nicht nur ihre Kosten (vom Personal manuell versendete Bestellungen per Fax, Mail oder Brief bzw. per Telefon aufgegebene Aufträge entfallen), sondern auch die Fehlerquote bei der manuellen Nacherfassung (z.B. zeitaufwendiges Abtippen einer Bestellung).
Übersicht über die Bestellung als Nachrichtentyp in verschiedenen EDI-Standards:
- EDIFACT: ORDERS
- VDA: VDA 4925
- ODETTE: ORDERR
- ANSI X12 : ANSI X12 850
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