Datenschutzerklärung und -vereinbarung

vom 15.05.2018, aktualisiert und erweitert am 17.10.2019

Dies ist ein Gesamtdokument („All-In-One“) der EDI Center GmbH (nachfolgend „EDICENTER“), das auf der EDICENTER-Homepage abrufbar ist und

a) die Informationspflichten gegenüber Mitarbeitern, Betroffenen und Behörden abdeckt,

b) die Benutzerinnen und Benutzer unserer Web-Site einschließlich der Kontaktformulare aufklärt sowie

c) die einschlägigen internen Arbeitsanweisungen enthält.

Das im Folgenden mehrfach genannte Unternehmen „Google“ steht für: Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

1.   Inhalt dieser Datenschutzerklärung und -vereinbarung

Personenbezogene Daten werden von uns im technisch notwendigen Umfang erhoben. In keinem Fall werden Daten verkauft oder sonst freiwillig an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage dieser Datenschutzerklärung und -vereinbarung sind die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

2.   Nutzung unserer Web-Site

2.1 Allgemeines, Speicherung von Daten

Wir bzw. unser ISP (Internet Service Provider) speichern automatisch in Logdateien Informationen, die Ihr Browser beim Seitenzugriff übergibt. Dies sind insbesondere:

Diese Daten dienen der statistischen Auswertung sowie der Missbrauchsbekämpfung (insbesondere durch automatisierte Massenzugriffe) und sind für uns nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Daten und Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden nach der Auswertung gelöscht.

2.2 Speicherfunktionen Ihres Browsers: Verlauf und Cookies

Die meisten Browser bieten eine „Verlaufsfunktion“ an, die auch dem nicht registrierten Nutzer anzeigt, welche Seiten er in einem bestimmten Zeitraum aufgerufen hat, damit er bequem zu ihnen zurückkehren kann. Der Nutzer hat die Möglichkeit, die Verlaufsfunktion jederzeit zu leeren oder ganz auszuschalten.

Auf unserer Homepage  werden außerdem Cookies verwendet. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden. Sie können die Verwendung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern. Weiterführende Informationen über Cookies finden Sie hier: http://de.wikipedia.org/wiki/Cookie

2.3 Nutzung unserer Kontaktformulare sowie E-Mail

Die Nutzung unserer Kontaktformulare sowie das Senden einer E-Mail an das EDICENTER kann zur automatischen und/oder manuellen Erfassung personenbezogener Daten im Hause EDICENTER führen. Lesen Sie hierzu bitte die Kapitel 3 und 4 dieser Datenschutzerklärung und -vereinbarung.

Um für Datensicherheit bei der Übermittlung von Formularen zu sorgen, verwenden wir in bestimmten Fällen Google reCAPTCHA. Dieses Programm dient der Unterscheidung, ob die Eingabe durch eine natürliche Person erfolgt oder durch Maschinen. Wann immer diese Technik eingesetzt wird, werden personenbezogene Daten (IP-Adresse, Zugriffsort und -Zeitpunkt) an Google weitergeleitet.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Google: https://policies.google.com/privacy

2.4 Google Analytics und Conversion Tracking

Unsere Website benutzt Google Analytics, einen Analysedienst von Google. Google Analytics dient  dazu, in anonymisierter Weise Art und Umfang der Nutzung unserer Dienste auszuwerten. Google Analytics verwendet für diesen Dienst unter anderem Cookies (Näheres zu Cookies siehe 2.2). Die so erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden von Google in der Regel an einen Server in einem Drittland, z.B. den USA, übertragen und dort gespeichert.

In unserem Auftrag verwendet Google diese Informationen, um Ihr Nutzungsverhalten auszuwerten und so Reports und Statistiken über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen.

Ebenso nutzen wir im Zusammenhang mit Google Analytics das so genannte Conversion Tracking. Dies ermöglicht uns, das Verhalten unserer Webseitenbesucher noch genauer zu erfassen. Zum Beispiel wird uns angezeigt, wie oft ein Kontaktformular ausgefüllt wurde. Ebenso wird uns angezeigt, wie viele Klicks auf Werbeanzeigen von externen Quellen wie Google Ads auf unsere Webseite geführt haben.  Informationen zum Datenschutz in diesem Zusammenhang, einschließlich der Möglichkeit des Widerspruchs, finden Sie unter https://support.google.com/analytics/answer/6004245

2.5 Google Maps

Unsere Webseite nutzt Google Maps zur Darstellung interaktiver Karten. Wenn Sie eine Webseite unseres Internetauftritts aufrufen, die Google Maps enthält, baut Ihr Browser eine direkte Verbindung mit den Servern von Google auf. Entsprechend unserem Kenntnisstand sind dies zumindest folgende Daten:

Auf die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google haben wir keinen Einfluss. Durch die Nutzung unserer Webseite erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google Maps einverstanden. Wenn Sie nicht möchten, dass Google Daten über Sie erhebt, verarbeitet oder nutzt, können Sie in Ihrem Browsereinstellungen JavaScript deaktivieren. In diesem Fall können Sie die Kartenanzeige jedoch nicht nutzen.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Google: https://policies.google.com/privacy

2.6 YouTube

Wir nutzen die von Google betriebene Plattform YouTube, um eigene Videos öffentlich zugänglich zu machen. Wir binden auf einigen unserer Internetseiten unsere bei YouTube gespeicherten Image-Videos unmittelbar ein. Bei dieser Einbindung werden in Teilbereichen eines Browserfensters Inhalte der YouTube-Internetseite abgebildet. Diese Technik wird auch „Framing“ genannt. Wenn Sie eine Seite unseres Internetangebots aufrufen, auf der YouTube-Videos eingebunden sind, wird eine Verbindung zu den YouTube-Servern hergestellt und Ihre IP-Adresse sowie weitere Daten übertragen und dem Anbieter mitgeteilt, welche unserer Internetseiten Sie besucht haben.

Sobald Sie die Wiedergabe eines eingebundenen Videos durch Anklicken starten, speichert YouTube auf Ihrem Gerät Cookies (Näheres zu Cookies siehe 2.2).

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Google: https://policies.google.com/privacy

2.7 Facebook Social Plugins

Unser Internetauftritt verwendet Plugins des sozialen Netzwerkes facebook.com, das von der Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA betrieben wird (“Facebook”). Die Plugins sind an einem der Facebook-Logos erkennbar (weißes „f“ auf blauer Kachel oder „Daumen hoch“-Zeichen). Die Liste und das Aussehen der Facebook-Plugins kann hier eingesehen werden: https://developers.facebook.com/docs/plugins/.

Wenn Sie eine Webseite unseres Internetauftritts aufrufen, die ein solches Plugin enthält, baut Ihr Browser eine direkte Verbindung mit den Servern von Facebook auf. Der Inhalt des Plugins wird von Facebook direkt an Ihren Browser übermittelt und von diesem in die Webseite eingebunden. Wir haben daher keinen Einfluss auf den Umfang der Daten, die Facebook mit Hilfe dieses Plugins erhebt und informieren Sie daher entsprechend unserem Kenntnisstand:

Durch die Einbindung der Plugins erhält Facebook die Information, dass Sie die entsprechende Seite unseres Internetauftritts aufgerufen haben. Sind Sie bei Facebook eingeloggt, kann Facebook den Besuch Ihrem Facebook-Konto zuordnen. Wenn Sie mit den Plugins interagieren, zum Beispiel den “Gefällt mir”- Button betätigen oder einen Kommentar abgeben, wird die entsprechende Information von Ihrem Browser direkt an Facebook übermittelt und dort gespeichert. Falls Sie kein Mitglied von Facebook sind, besteht trotzdem die Möglichkeit, dass Facebook Ihre IP-Adresse in Erfahrung bringt und speichert.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Facebook sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Facebook: http://www.facebook.com/policy.php.

Wenn Sie Facebook-Mitglied sind und nicht möchten, dass Facebook über unseren Internetauftritt Daten über Sie sammelt und mit Ihren bei Facebook gespeicherten Daten verknüpft, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unseres Internetauftritts bei Facebook ausloggen.

2.8 Hotjar – Webanalysedienste

Wir nutzten auf unserer Website Hotjar, dabei handelt es sich um einen sogenannten Webanalysedienst. Betreibergesellschaft der Hotjar-Komponente ist die Hotjar Ltd. Hotjar Ltd. ist ein europäisches Unternehmen mit Sitz in Malta (Hotjar Ltd, Level 2, St Julians Business Centre, 3, Elia Zammit Street, St Julians STJ 1000, Malta, Europe). Die Benutzung erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Informationen werden an die Hotjar Server in Irland übermittelt und dort gespeichert. Durch die Benutzung von Hotjar werden folgende Informationen gesammelt:

Mit diesem Tool können wir Bewegungen auf unserer Website nachvollziehen (mittels sog. Heatmaps). So ist es zum Beispiel erkennbar, wie weit Nutzer scrollen und welche Schaltflächen die Nutzer wie oft anklicken. Weiterhin ist es mithilfe des Tools auch möglich, Feedback direkt von den Nutzern der Website einzuholen. Mit dieser Unterstützung erlangen wir wertvolle Informationen, um unsere Website noch schneller und kundenfreundlicher zu gestalten.

Wir achten beim Einsatz von Hotjar besonders auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Wir können nachvollziehen, welche Schaltflächen angeklickt werden, den Verlauf der Maus, wie weit gescrollt wird, die Bildschirmgröße des Gerätes, Gerätetyp und Browserinformation, Geographischer Standpunkt (nur das Land) und die bevorzugte Sprache um unsere Website darzustellen. Die Bereiche unserer Website in denen personenbezogene Daten von Ihnen oder Dritten angezeigt werden, werden von Hotjar automatisch ausgeblendet und sind somit zu keinem Zeitpunkt nachvollziehbar.

Hotjar bietet jedem unserer Nutzer die Möglichkeit, mithilfe eines “Do Not Track-Headers” den Einsatz des Tools Hotjar zu untersagen, sodass keine Daten über den Besuch der jeweiligen Website aufgezeichnet werden. Es handelt sich hierbei um eine Einstellung die alle üblichen Browser in aktuellen Versionen unterstützen. Hierzu sendet Ihr Browser eine Anfrage an Hotjar, mit dem Hinweis das Tracking des jeweiligen Nutzers zu deaktivieren. Sollten Sie unsere Website mit unterschiedlichen Browsern nutzen, müssen Sie den “Do Not Track-Header” für jeden dieser Browser/Rechner separat einrichten.

Eine detaillierte Anleitungen mit Informationen zu Ihrem Browser finden Sie hier: https://www.hotjar.com/opt-out
Weitere Informationen über Hotjar Ltd. und über das Tool Hotjar finden Sie auf der Website von Hotjar: https://www.hotjar.com
Die Datenschutzerklärung der Hotjar Ltd. finden Sie unter: https://www.hotjar.com/privacy

3.   Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten

3.1 Das EDICENTER erhebt personenbezogene Daten zum Zwecke der Geschäftsanbahnung und -abwicklung sowie der Mitarbeitergewinnung (Bewerbungsverfahren) im notwendigen Umfang („Datensparsamkeit“) und speichert diese in einer internen Datenbank mit folgenden Feldern: Name, Vorname, Funktion im Unternehmen, Telefonnummern (auch mobile), E-Mail-Adressen und Anschrift (in der Regel die geschäftliche), ein Kennzeichen, ob unser E-Mail-Newsletter gewünscht ist, sowie weitere, auch Freitext, sofern zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks notwendig. Analoges gilt für Daten von ehemaligen, aktuellen und künftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des EDICENTER.

3.2 Der betroffene Personenkreis besteht insbesondere aus Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sowie Bewerberinnen und Bewerbern um eine Ausbildungs- oder Arbeitsstelle.

3.3 Die Verarbeitung der Daten erfolgt nach Treu und Glauben, an Integrität und Vertraulichkeit werden höchste Maßstäbe angelegt. Empfänger der vom EDICENTER erhobenen Daten können insbesondere sein: Interne Stellen zur Abwicklung von Geschäftsvorfällen, Erfüllungsgehilfen bei der Auftragsabwicklung (Vorlieferanten), unser Steuerbüro sowie alle öffentlichen Stellen bei vorrangigen Rechtsvorschriften.

3.4 Die Prüfung auf Richtigkeit erfolgt gewissenhaft.

3.5 Die Speicherung erfolgt nur so lange, wie es der Zweck oder eine Rechtsvorschrift erfordern.

3.6 Jede betroffene Person erhält auf Anfrage innerhalb von einer Woche Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Herkunft sowie den Zweck der Speicherung. Sind die Daten fehlerhaft, kann der Betroffene eine unverzügliche Berichtigung verlangen.

3.7 Jede betroffene Person kann ihre Einwilligung zur Speicherung personenbezogener Daten jederzeit wiederrufen. Personenbezogene Daten werden auf Wunsch der betroffenen Person unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags, gelöscht, es sei denn, eine gesetzliche Vorschrift verlangt eine längere Speicherung (z.B. Steuerrecht, insbesondere GoBD).

3.8 Jede betroffene Person hat das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

3.9 Personenbezogene Daten können auch rechtmäßig innerhalb der vom EDICENTER vollautomatisch verarbeiteten Dateien (EDI) auftreten. Hierbei handelt es sich um eine Angelegenheit zwischen unserem Kunden und dessen Geschäftspartner („EDI-Partner“). Das EDICENTER verarbeitet diese Daten als EDI-Provider „blind“, d.h. es reicht sie nur in einem geänderten Format an den rechtmäßigen Datenempfänger weiter und löscht sie automatisch, in der Regel innerhalb von 10 Tagen. Sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des EDICENTER, z.B. im Rahmen der Bearbeitung einer Störung, in den Besitz und/oder Kenntnis solcher personenbezogener Daten kommen, so werden sie diese ausschließlich für den unmittelbaren Zweck verwenden, keinem unbefugten Dritten weiterleiten und sie nach Beendigung der Arbeit wieder löschen.

4. Datenverarbeitungstätigkeiten

4.1 Die unter 3.1 genannten personenbezogen Daten werden manuell in die unternehmensinterne Datenbank einpflegt.

4.2 Alle per E-Mail eintreffenden personenbezogenen Daten werden automatisch in einem revisionssicheren E-Mail-Archiv abgelegt und so lange aufbewahrt, wie es die Rechtsvorschriften verlangen. Nach Ablauf der sich daraus ergebenden Fristen besteht ein Recht auf Löschung.

4.3 Die über unserer Online-Kontaktformulare erfassten Daten werden temporär auf dem Web-Server gespeichert und anschließend automatisch im unter 4.2 genannten revisionssicheren E-Mail-Archiv abgelegt.

4.4 Die dauerhafte Speicherung von Daten außerhalb der EU findet derzeit nicht statt und ist auch nicht geplant. Die interne Datenbank und das E-Mail-Archiv befinden sich am Firmensitz in Deutschland.

4.5 Die personenbezogenen Daten werden Dritten nur offengelegt, sofern dies zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes notwendig oder aufgrund von Rechtsvorschriften erforderlich ist. Dritte können insbesondere sein: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des EDICENTER, Geschäftspartner, Mitarbeiterinnern und Mitarbeiter von Geschäftspartnern, externe Dienstleister von Geschäftspartnern, EDI-Partner (hierzu siehe auch 3.9) sowie Behörden, Rechts- und Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

5. Verantwortliche Stelle / Ihr Ansprechpartner

Die verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist: EDI Center GmbH, Amtsgericht Augsburg, HRB 15966, vertreten durch den Geschäftsführer Thomas Hacker, Tel. 0821 24659-0. Datenschutzbeauftragte ist Frau Marina Meshkova-Buchhäcker, Tel. 0821 24659-0. Stellvertreter ist Herr Michael Rasche, Tel. 0821 24659-0. Die Anschrift ist in beiden Fällen die Unternehmensadresse: Gutenbergstr. 15, 86356 Neusäß.

Weitere Dokumente zum Themenbereich „Datenschutz und Datenschutzgrundverordnung“ finden Sie in unserem Download-Bereich.