Seit vielen Jahren definiert der Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA) einheitliche Standards, die als Grundlage für die Lieferketten zwischen den Automobilherstellern und ihren Lieferanten dienen. Hier werden neben Standards wie Angebote, Lieferabruf, Lieferavis oder sonstigen Datenübertragungen auch die Abrechnungsprozesse einheitlich gestaltet. Für diesen Zweck wurde der Standard VDA 4938 entwickelt. Er ersetzt zwei ältere VDA Standards – VDA 4908 (Datenfernübertragung von Gutschriftanzeigen) und VDA 4906 (Datenfernübertragung von Rechnungen), die bereits vor über 25 Jahren verabschiedet wurden und nicht mehr aktuell sind.
Der Standard VDA 4938 vereinheitlicht den Versand von Rechnungen und Gutschriften zwischen den Unternehmen elektronisch mit Hilfe von EDI nach geltenden rechtlichen Anforderungen.
Dieser Nachrichtenstandard ist in fünf Bestandteile aufgeteilt:
- Teil 1: Prozessrahmenwerk beschreibt den Prozess des Austausches von elektronischen Rechnungen mit EDIFACT im Allgemeinen.
- Teil 2: Global INVOIC Anwendungsbuch beschreibt den einheitlichen Austausch von Rechnungsdaten mit INVOIC-Nachricht.
- Teil 3: XML-Anwendungshandbuch beschreibt den Rechnungsaustausch mit KMUs.
- Teil 4: Frachtrechnung beschreibt den Datenaustausch von Rechnungsdaten für Transportdienstleistungen.
- Teil 5: Fehlerkommunikation für Abrechnungsdokumente.
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