Dokumentenaustausch mit EDI: Das müssen Sie wissen!

Sind Sie Lieferant einer Handelskette, eines Automobilherstellers u.ä. und sollten Ihre Dokumente über EDI austauschen?

Was ist EDI?

„EDI was?“ – fragen sich die meisten an dieser Stelle. Die drei Buchstaben „EDI“ stehen für „Electronic Data Interchange“ oder zu Deutsch „elektronischer Datenaustausch“. Gerade für viele große Unternehmen ist es nicht möglich, die ein- und ausgehenden Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen etc. weiterhin manuell zu bearbeiten. Das kostet viel Geld, Zeit und ist enorm fehleranfällig. Deswegen setzen sie EDI in ihren Geschäftsprozessen ein. Das heißt, dass ihre Daten strukturiert und nach festgelegten Standards ohne manuelle Erfassung zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden.

Was bedeutet das für Sie?

Lassen Sie uns das an einem Beispiel verdeutlichen. Ihr Geschäftspartner erzeugt in seinem ERP-System eine Bestellung, die dann über EDI zu Ihrem ERP-System geschickt wird. Und das vollautomatisch, ohne Telefonate, E-Mails etc. Sie müssen die eingehende Bestellung nicht mehr manuell in Ihr System einpflegen, sondern können direkt agieren. Genauso die Rechnung, die Sie dem Partner stellen. Sie erzeugen das Dokument in Ihrem Warenwirtschaftssystem und senden es an das ERP-System Ihres Geschäftspartners. Die Rechnung wird dort direkt vom System erfasst. Beide Parteien sparen damit ihre wertvollen personellen Ressourcen, Zeit und Geld.

Der eine oder andere fragt sich nun: Warum brauche ich dann überhaupt noch EDI? Wenn mein Warenwirtschaftsprogramm ein Dokument erzeugen kann, kann ich es doch selbst an das andere System schicken. Genau hier taucht das Problem auf. Es sind viele verschiedene ERP-Systeme im Einsatz. Die Dokumente, die daraus erzeugt werden, haben in der Regel verschiedene Formate und können in den meisten Fällen nicht einfach untereinander ausgetauscht werden. Man benötigt ein EDI-System mit einem Konverter, das Ihr erzeugtes Inhouse-Format partnerspezifisch aufbereitet, um dann dort automatisch verarbeitet zu werden.

Welche Möglichkeiten haben Sie?

Für den Dokumentenaustausch über EDI stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Wir stellen Ihnen die drei gängigsten Vorgehensweisen vor.

  1. WebEDI
    Für kleine Lieferanten mit oder ohne Warenwirtschaftssystem und mit einem geringen Datenvolumen (z.B. wenn nur sehr wenige Dokumente ausgetauscht werden sollen) empfiehlt sich die WebEDI-Lösung. Sie ist webbasiert, funktioniert ohne eigene EDI-Software und ist sehr schnell einsatzbereit. Sie rufen das WebEDI-Portal im Browser auf, loggen sich ein und können direkt loslegen. Ihr Partner kann Ihnen seine Bestellung zukommen lassen, Sie können Ihre Rechnung im Portal erfassen und an den Partner schicken. Ein Nachteil bei dieser Lösung ist, dass alle Workflows von Ihnen manuell erfasst werden müssen, da keinerlei Verbindung zu Ihrem System besteht. Deswegen lohnt sie sich nur bei einem geringen Belegvolumen.
  2. EDI Outsourcing
    Falls Sie sich für eine Outsourcing-Lösung entscheiden, übernimmt Ihr EDI-Dienstleister die Rolle des EDI-Systems. Er richtet in Ihrem ERP-System eine Schnittstelle zu seinem EDI Clearing Center ein, über die der elektronische Austausch stattfindet. Sie schicken somit die Daten einfach dem EDI-Dienstleister, sie werden dort vollautomatisiert in das Format Ihres Geschäftspartners konvertiert und versendet. In die andere Richtung funktioniert es genauso. Beim EDI-Outsourcing profitieren Sie außerdem von der Erfahrung des Dienstleisters, seinem bestehenden Partner-Netzwerk und kalkulierbaren Kosten.
  3. Eigene EDI-Software
    Bei dieser Lösung erwirbt das Unternehmen eine EDI-Software, die dann im Eigenbetrieb im eigenen Rechenzentrum verwaltet wird. Einer der Vorteile hier wäre, dass alle Anforderungen unabhängig im eigenen System umgesetzt werden können. Eine interne EDI-Software ist allerdings sehr kosten- und pflegeintensiv. Dazu benötigen Sie geschultes Personal und Ihre Software regelmäßige Updates, Support und Weiterentwicklung.
    Erfahren Sie mehr in unserem Beitrag „5 Schritte zur erfolgreichen EDI-Einführung“.

Welche Dokumente können über EDI ausgetauscht werden?

Jede Art von Belegen und Stammdaten, vom Produktkatalog (PRICAT) über die Bestellung (ORDERS) bis hin zu Rechnung (INVOIC), kann über EDI ausgetauscht werden.

Erfahren Sie hier mehr über die gängigen EDI Nachrichtenarten.

Haben Sie Fragen zu EDI-Integration in Ihrem Unternehmen? Zusammen finden wir die passende Lösung.

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