Den Übergang vom manuellen Versand hin zum elektronischen Datenaustausch betrachten viele Unternehmen als sehr kompliziert und schieben ihn deshalb über längere Zeit vor sich her. Dabei bietet EDI enorme Vorteile, spart nicht nur Zeit, Geld und menschliche Ressourcen, sondern optimiert und beschleunigt zahlreiche interne Prozesse sowie die Kommunikation mit dem Geschäftspartner.
Um ein erfolgreiches Ergebnis bei der EDI-Implementierung zu erzielen, müssen die Verantwortlichen ein paar Schritte gründlich planen:
- Als erstes geht es darum, den richtigen EDI-Dienstleister zu finden. Bei der Auswahl sollte man darauf achten, dass der EDI-Provider über ausreichend technisches Know-how, umfangreiche und langjährige Erfahrung und idealerweise ein breites Partnernetzwerk verfügt, ein umfassendes Monitoring von Prozessen anbieten kann sowie bei Fragen und Problemen problemlos zur Verfügung steht (echter Service statt Call-Center).
- Anschließend sollte man einen Zeitrahmen für das Projekt festsetzen, in dem das gewünschte Ergebnis erreicht werden kann.
- Im gemeinsamen Projektplan sollte außerdem die Reihenfolge für die EDI-Anbindung der Geschäftspartner definiert werden. Das können am besten die unternehmenseigenen Mitarbeiter umsetzen, da sie das Wissen über das eigene Partnernetzwerk und die Abläufe haben. Dabei sollten Faktoren wie Nachrichtenanzahl, die regelmäßig ausgetauscht werden, Dringlichkeit der Umsetzung, Standort etc. berücksichtigt werden.
- Nachdem alle Anforderungen und Ziele festgesetzt wurden, erfolgt die technische Umsetzung durch den EDI-Dienstleister (dazu gehört u.a. Mapping-Setup, Testen etc.). In der Regel fährt man zunächst einen so genannte Parallelbetrieb, bei dem die Nachrichten sowohl über EDI als auch über den alten Kanal ausgetauscht werden. So reduziert man das Risiko von Fehlern oder gar, dass etwas verloren geht.
- Erst wenn die Implementierung ausreichend bei allen Beteiligten getestet wurde und fehlerfrei funktioniert, kann man in den Live-Betrieb übergehen.
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