1. EDI und EDIFACT – das ist doch das Gleiche.

Nein, das ist nicht so. EDI oder Electronic Data Interchange steht für einen elektronischen Austausch von Daten wie Rechnungen, Bestellungen, Preiskatalogen etc. zwischen den Geschäftspartnern. Der Austausch erfolgt in einer strukturierten Form gemäß festgelegter Standards und ermöglicht schnelle Datenverarbeitung ohne manuelle Erfassung. EDIFACT ist dagegen ein von den Vereinten Nationen entwickelter EDI-Nachrichtenstandard, der mittlerweile eine Grundlage für einen branchen- und länderübergreifenden Datenaustausch bildet. Weitere gängige Standards sind z.B. VDA, Odette oder TRADACOMS.

2. Die elektronische Datenübermittlung per EDI ist dasselbe wie der elektronische Versand per E-Mail.

Auch wenn Beides elektronisch erfolgt, ist das jedoch nicht das Gleiche. Beim Dokumentenversand per Mail geht es primär um die Nachrichtenübermittlung von A nach B. Mit EDI wird ein Dokument zwar ebenfalls vom Sender zum Empfänger elektronisch verschickt, hier geht es allerdings speziell darum, dass die geschickten Daten beim Empfänger automatisch in seinem System eingelesen und verarbeitet werden können, ganz ohne manuelle Nacherfassung. Dafür werden die Daten vom EDI-Dienstleister des Senders mithilfe eines EDI-Konverters in die benötigte Dokumentenstruktur des Empfängersystems umgewandelt, damit sie dort richtig interpretiert und ohne Fehler verarbeitet werden.

3. EDI kostet viel Geld.

Hier kommt es ganz darauf an, wie man das betrachtet. Zum einen entscheidet man sich für EDI, um die internen Geschäftsprozesse zu optimieren und zu beschleunigen und auch um die Fehlerquoten, die bei einer manuellen Datenerfassung entstehen, zu reduzieren. Und damit spart man auf die Dauer auch massiv Kosten im täglichen Geschäft, sei es z.B. die hohen Portokosten für den Briefversand der Rechnungen oder die zahlreichen Arbeitsstunden der Mitarbeiter, die die Bestelllisten täglich manuell ins System einpflegen müssen.

Zum anderen gibt es heutzutage unterschiedliche Möglichkeiten, wie man EDI-Anbindung angeht. Es muss nicht immer der Einsatz einer internen teuren Software sein. Viele Unternehmen entscheiden sich heutzutage für eine Outsourcing-Lösung bei einem erfahrenen EDI-Dienstleister. Die kostspieligen Systemwartungen und Aktualisierungen fallen in diesem Fall weg und man profitiert dabei auch von der Erfahrung und dem Netzwerk des EDI-Anbieters (z.B. www.eedin.eu). Die EDI-Kosten sind dabei in der Regel besser planbar, da oft nur nach Anzahl der Geschäftspartner und Nachrichten abgerechnet wird. Für kleinere Unternehmen mit geringem Datenvolumen lohnt es sich unter Umständen, sich nach einer kostengünstigen WebEDI-Lösung umzuschauen, die bereits ohne großen technischen Aufwand schnell einsatzfähig ist.

4. Die Dokumentenarchivierung mit EDI ist nicht möglich.

Die EDI-Archivierung ist mit unserer Unterstützung problemlos möglich. Unsere Kunden können jederzeit einen passenden Service dazu buchen. Dann wird jedes EDI-Dokument parallel zur Verarbeitung (jeweils vor und nach der Konvertierung, also in zwei Formaten) in einem speziellen Archivordner abgespeichert und dem Kunden zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt.

5. Eine EDI-Anbindung ist nicht kurzfristig möglich und dauert Monate.

Hier kommt es immer darauf an, wie individuell die Anforderungen an eine EDI-Anbindung sind. Beim Einsatz von Standard-Formaten ist eine Anbindung schon kurzfristig möglich. Wenn jedoch zahlreiche individuelle Anforderungen umgesetzt werden müssen, kann es schon etwas länger dauern. Denn um eine wartungsfreie EDI-Anbindung anbieten zu können, muss im Voraus auch eine fehlerfreie und gut getestete Schnittstelle aufgesetzt werden, was natürlich mehr Zeit bei den Vorbereitungen erfordert.