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23.07.2019 Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?

Die elektronische Rechnung wurde 2011 vom Gesetzgeber der Papierrechnung gleichgestellt und kann seitdem auch ohne digitale Signaturen verschickt werden (z.B. per E-Mail).

Laut dem E-Government-Gesetz ist die Rechnung nur dann „elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht“ (Quelle). Reine PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten, eine Bilddatei oder eine eingescannte Papierrechnung zählen nicht dazu, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Neben Kosten- und Zeitersparnis ist auch die Beschleunigung von internen Prozessen ein wichtiger Aspekt. Die Rechnungen können so im Unternehmen preisgünstiger und schneller erstellt, verarbeitet und archiviert werden.

Aktuell sind nur die Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber gesetzlich zur E-Rechnung verpflichtet. Doch die damit verbundenen Vorteile sind für alle Unternehmen interessant, vor allem in Zeiten der zunehmenden Internationalisierung und Digitalisierung. So kann die E-Rechnung durchaus schon bald zum internationalen Standard für Rechnungseingang bzw. -ausgang werden.

E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 schreibt die elektronische Rechnungsstellung (eInvoicing) bei öffentlichen Aufträgen verbindlich vor. Mit der verabschiedeten E-Rechnungsverordnung wurde im September 2017 auch in Deutschland ein konkreter Rahmen für die Umsetzung der EU-Richtlinie geschaffen. Die Umsetzung gliedert sich dabei in drei Phasen:

  • Für Bundesministerien gelten die Vorschriften bereits seit Ende November 2018.
  • Alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes müssen die Vorgaben ab dem 27.11.2019 umsetzen.
  • Und ab November 2020 werden dann alle Rechnungssteller öffentlicher Behörden zur E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet.

Als Datenaustauschstandard wurde dafür in Deutschland das Format „XRechnung“ festgelegt, das den Vorgaben des Normungsinstitutes CEN entspricht und alle zwingenden Kernelemente einer E-Rechnung beinhaltet. Neben diesem Standard können die elektronischen Rechnungen auch im ZUGFeRD-Format (auch Factura X genannt) übermittelt werden. Dieses hybride Format besteht aus zwei Teilen – einem PDF (lesbar für Menschen) und einer strukturierter Rechnung im XML-Format (lesbar für Maschinen).



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