Was ist E-Procurement?
E-Procurement (elektronische Beschaffung) stellt den Online-Handel im B2B-Bereich dar. Damit läuft die Warenbeschaffung großer Unternehmen oder (öffentlicher) Organisationen nicht mehr manuell (per Mail oder Telefon) ab, sondern digital in einem gemeinsamen System. Das E-Procurement-System umfasst also den vollständigen Bestellprozess inklusive der damit verbundenen Abwicklungsschritte wie Freigabe oder Auftragsbestätigung.
Fünf Gründe für E-Procurement
- Standardisierung/Automatisierung von Bestellprozessen und Fehlerreduktion
Manuelle Bestellaufgabe mit anschließender Erfassung im eigenen ERP-Programm ist nicht mehr notwendig. - Geringere Beschaffungszeit
Durch die standardisierten digitalen Prozesse gewinnen die Mitarbeiter Zeit für andere Aufgaben. - Papierlose Bestellabwicklung
Reduziert die Kosten und schützt die Umwelt. - Übersichtliche Einkaufs- bzw. Verkaufsprozesse
Die Bestellabwicklung ist zentralisiert und dadurch übersichtlicher für alle Beteiligten. - Hohe Datenqualität
Alle benötigten Informationen, wie z.B. Produktdaten, sind elektronisch erfasst und stehen allen Parteien zur Verfügung.
Beschaffungsprozess mit E-Procurement
Von der Angebotserstellung bis hin zur Lieferung – die modernen E-Procurement-Lösungen bieten den Unternehmen enorme Vorteile an. Sie sparen Zeit und Kosten und sie beschleunigen und vereinfachen zahlreiche Beschaffungsschritte.
Angebot: Der Einkaufsprozess startet in der Regel mit einer Anfrage bei mehreren Anbietern und ihrem anschließenden Vergleich. Eine manuelle Bearbeitung würde an dieser Stelle viel Zeit beanspruchen. Mithilfe von E-Procurement-Lösungen lassen sich diese Prozesse automatisieren und dadurch die Effizienz deutlich steigern.
Genehmigung: Darauf folgende Genehmigungsprozesse lassen sich ebenfalls stark vereinfachen und beschleunigen, indem die Genehmigungsanfrage völlig automatisch an die zuständige Abteilung bzw. den zuständigen Mitarbeiter vom System weitergeleitet werden kann.
Bestellung: Die ausgelöste Bestellung landet anschließend ohne umständliche manuelle Erfassung mit allen erforderlichen Daten direkt im System des Anbieters (in der Regel per EDI). Das spart nicht nur viel Zeit, sondern bietet beiden Parteien auch die Möglichkeit, den weiteren Prozess bis zur Auslieferung elektronisch zu überwachen.
Rechnung: Wenn die E-Procurement-Lösung an das Buchhaltungssystem des Unternehmens angebunden ist, dann lässt sich auch die finanzielle Bestellabwicklung deutlich optimieren. Die entsprechende Rechnung könnte automatisiert im System erstellt und an die entsprechende Abteilung elektronisch übermittelt werden.
Einkaufen mit EDI-Shop
Mit dem EDI-Shop von EDICENTER können Sie ganz einfach bei allen Ihren EDI-fähigen Lieferanten online einkaufen.
- Sie importieren die Artikel Ihrer Lieferanten samt der jeweils vereinbarten Konditionen (Preise).
- Ihr Einkäufer wählt dann die gewünschten Artikel im Shop per Klick aus und schließt seine Bestellung bequem online ab.
- Der EDI-Shop ordnet die bestellten Artikel automatisch den jeweiligen Lieferanten zu (teilt also Ihren Warenkorb automatisch auf) und schickt jedem Lieferanten eine passende EDI-ORDERS.
- Auch die Einbindung kleinerer, nicht EDI-fähiger Lieferanten in den Bestellprozess ist möglich.
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Unterschiede bei den eProcurement-Systemen
Die E-Procurement Systeme unterscheiden sich nach der Art der Nutzer-Anbindung:
- geschlossene (zwischen zwei Geschäftspartnern),
- halb offene (z.B. Portale großer Händler, wo die Kunden ihre Waren einkaufen können) und
- offene (die so genannten Katalogsysteme mit Angeboten verschiedener Händler für verschiedene registrierte Nutzer).
Außerdem erfolgt die begriffliche Unterteilung nach Betreiber:
- Sell-Side-Systeme (auf der Lieferantenseite),
- Buy-Side-Systeme (auf der Beschafferseite)
- Many-to-Many-Systeme (in Form von elektronischen Marktplätzen).
Weitere Infos zur elektronischen Beschaffung
eProcurement – elektronische Beschaffung leicht gemacht
In den Onlineshops einzukaufen, gehört für uns privat mittlerweile zum Alltag. Doch die Beschaffungsprozesse in zahlreichen Unternehmen laufen dagegen oft noch manuell ab – über das Telefon, die E-Mail oder sogar auf dem Papierweg. Dieser Ablauf erzeugt einen enormen administrativen Aufwand in den Unternehmen. Hier noch einen Überblick über die laufenden Bestellungen zu behalten, ist […]
