Wie viele anderen Länder treibt auch die Regierung in Polen das Projekt der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) massiv voran. Bereits seit Anfang 2022 gibt es die Möglichkeit zur Nutzung der nationalen Plattform KSeF auf freiwilliger Basis. Ab Anfang 2024 wird es dann zur Pflicht für alle Unternehmen mit Sitz in Polen bzw. ausländische Unternehmen mit polnischen Niederlassungen, die B2B-Rechnungen ausstellen. Damit erwartet die Regierung verbesserte Steuererklärungen und optimierte Steuerkontrollen.
Was ist KSeF?
Das KSeF – Krajowy System e-Faktur – ist eine Plattform für die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung von E-Rechnungen. Hier werden die Rechnungen mit einer systeminternen ID-Nummer – KSeF-ID – eindeutig identifiziert und überprüft, ob sie den Anforderungen entsprechen. Auch bei Rechnungskorrektur muss der Verweis auf die zugeteilte ID mitgeschickt werden.
Der polnische Gesetzgeber gibt den Unternehmen zwei Möglichkeiten für die Ausstellung von Rechnungen: zum einen direkt mittels einer Weboberfläche von KSeF und zum anderen im eignen Finanzbuchhaltungssystem gemäß der Vorlage über eine definierte Schnittstelle wie z.B. EDI. Gemäß dem Gesetz müssen die Dokumente dabei als eine strukturierte Rechnung im XML-Format ausgestellt werden.
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