Zum 1. Juli 2024 wird in Polen die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend. Dies gilt auch für den kommerziellen Bereich (B2B), während es ein vergleichbares System in Deutschland bislang nur für den öffentlichen Bereich (B2G) gibt.

Hier erfahren Sie, was sich hinter KSeF verbirgt, in welchem Format die elektronische Rechnung übermittelt werden soll und von welcher Plattform Sie die Übermittlung vornehmen können.

Was ist KSeF?

KSeF ist die Kurzform für Krjajowy System e-Faktur. Hierbei handelt es sich um ein Datenaustauschsystem, das für die B2B-Rechnungsstellung zum 1. Juli 2024 über das PEF-Portal (Platforma Elektronicznego Fakturowania) eingeführt werden soll. Dieses Datenaustauschsystem ermöglicht den Versand und den Empfang von elektronischen Rechnungen. Darüber hinaus soll es dem Empfänger möglich sein, die elektronisch empfangene Rechnung in sein System einzulesen und weiterzuverarbeiten.

Die elektronisch versandten Rechnungen werden mit einer speziell zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen. Hiermit soll geprüft werden, ob eine elektronische Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Welcher Zeitplan gilt für die Einführung der E-Rechnung?

Für die Einführung der E-Rechnung wurden bereits im Oktober 2021 die ersten vorbereitenden Maßnahmen getroffen. Im Januar 2022 begann die freiwillige Testphase. Zum 1. Juli 2024 wird die elektronische Rechnungsstellung verbindlich für alle Unternehmen mit Sitz in Polen eingeführt.

Welches Format muss für die Übermittlung der elektronischen Rechnung gewählt werden?

Für den elektronischen Datenaustausch – kurz: EDI – muss die E-Rechnung in einem von KSeF vorgegebenem XML-Format versendet werden. Der Datenaustausch erfolgt ausschließlich über das PEF-Portal (Platforma Elektronicznego Fakturownia).

Um den Übergang für die Unternehmen zu erleichtern, die die elektronische Rechnungsstellung in ihrem Unternehmen zwingend implementieren müssen, werden bis auf Weiteres auch Papierrechnungen und elektronisch erstellte Rechnungen in jedem anderen Format akzeptiert.

Von welcher Plattform kann die E-Rechnung übermittelt werden?

Der elektronisch organisierte Rechnungsversand erfolgt ausschließlich über das PEF-Portal. Diese Plattform wurde bereits im Jahr 2019 eingeführt, um den elektronischen Rechnungsversand ab dem 1. Juli 2024 durchführbar zu machen. Dieses System wurde für den Rechnungsversand in Polen konzipiert.

Welche Punkte sind bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung zu beachten?

Damit Sie beim Versand Ihrer E-Rechnung keine Fehler machen, prüfen Sie die Schrittfolge anhand der folgenden Checkliste:

  • Halten Sie sich an die Fristen, die für den Versand der Rechnung vorgesehen sind.
  • Für die Nutzung von KSeF benötigen Sie die elektronische Signatur und das elektronische Siegel. Diese benötigen Sie, um sich in dem System authentifizieren zu können.
  • Bereiten Sie alle Mitarbeiter auf die KSeF-Systematik vor. Dies betrifft nicht nur den Bereich Buchhaltung. Über EDI müssen Sie z. B. auch mit Ihrem IT-Support und Ihrer logistischen Abteilung sprechen.
  • Kontrollieren Sie alle Prozesse, die sich auf die Rechnungsstellung beziehen.
  • Analysieren Sie die Tools, die Sie für den elektronischen Rechnungsversand einsetzen.

Wer ist zur Übermittlung der E-Rechnung verpflichtet?

Vom elektronischen Rechnungsversand sind alle Unternehmen betroffen, die in Polen mit ihrem Firmensitz ansässig sind.

Sie profitieren u. a. von den folgenden Vorteilen:

  • Der unternehmensinterne Informationsaustausch wird optimiert. So ist es dem Unternehmen möglich, schneller Zugang zu wichtigen Dokumenten zu bekommen.
  • Durch die Standardisierung der Rechnungsstellung im vorgeschriebenen KSeF-XML-Format ist jede elektronische Rechnung besser vor Manipulation und Zerstörung geschützt.
  • Die Rechnungsstellung erfolgt automatisiert. Hierdurch können viele Fehler vermieden werden.
  • Steuerliche Kontrollen können optimiert werden. Hierdurch wird das gesamte Besteuerungsverfahren beschleunigt.

Sie haben Fragen zur E-Rechnung? Dann rufen Sie uns unter 0821-246590 an oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de.