Was ist Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay bezeichnet einen Prozess von der Bestellung bis hin zur Bezahlung zwischen einem Lieferanten und einem Kunden. Die Digitalisierung von Purchase-to-Pay-Prozessen wird unter anderem durch den Einsatz von EDI im Dokumentenaustausch erreicht.

Wie funktioniert der Purchase-to-Pay-Prozess?

Eine Bestellung (ORDERS) wird vom Kunden an den Lieferanten versendet und im Idealfall direkt in dessen Warenwirtschaftssystem importiert. Mit einer Bestellbestätigungsnachricht (ORDRSP) bestätigt der Lieferant die Annahme der Bestellung und schickt vor dem Versand der Ware ein Lieferavis (DESADV) an den Kunden, damit dieser die Warenannahme vorbereiten kann. Nach dem Erhalt der Ware übersendet der Kunde eine Warenempfangsbestätigung (RECADV). Im Anschluss erhält der Kunde vom Lieferant eine Rechnung (INVOIC), der seinerseits die Zahlung mit einem Zahlungsavis (REMADV) bestätigt.

Abb. Purchase-to-Pay-Prozess

Purchase-to-Pay-Prozess

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AS2 (Applicability Statement 2) ist ein weit verbreitetes Übertragungsprotokoll, welches das Internet zum Austausch von EDI Nachrichten benutzt und damit eine kostengünstige und gleichzeitig sichere Nachrichtenübertragung zwischen den Geschäftspartnern ermöglicht.

Die Nachrichten werden in einem digitalen „Umschlag“ verschlüsselt und signiert vom Sender zum Empfänger über das Internet per AS2-Protokoll geschickt. Der Empfänger bestätigt den Eingang der Nachricht mit einer Empfangsnachricht (MDN – Message Disposition Notification). Somit wird die ordnungsgemäße Datenzustellung sichergestellt.

Für eine AS2-Verbindung werden eine AS2-fähige Software, digitale Zertifikate und Schlüssel benötigt, die einen sicheren Datenaustausch gewährleisten sollen.

Weitere Protokolle:
• Businessmail X.400
• FTP/sFTP
• OFTP2

REMADV (remittance advice) oder auf Deutsch Zahlungsavis wird im elektronischen Datenaustausch (EDI) zwischen dem Käufer und Lieferanten ausgetauscht und übermittelt detaillierte Informationen über die bevorstehenden Zahlungen.

Die REMADV-Nachricht bringt vor allem Vorteile für die frühzeitige finanzielle Planung des Unternehmens sowie ermöglicht schnellere Fehlererkennung bei eingehenden Zahlungen, da die Daten bereits vorab in Buchhaltungs-Systemen vorliegen.

Beispiel: REMADV-Nachricht

Beispiel: REMADV-Nachricht

Um die Lieferkette transparent gestalten zu können, muss die Nachverfolgung der Ware sichergestellt werden. Deswegen werden die Versandeinheiten wie Paletten, Kartons etc. auf dem Weg vom Lieferanten zum Händler mit den NVE- bzw. SSCC-Nummern versehen.

Die Verschlüsselung der NVE erfolgt über die Strichcodes, die auf den Versandeinheiten als maschinenlesbare Etiketten angebracht werden – das spart Zeit und reduziert die Fehlerquote beim Erfassen.

Die NVE-Nummern lassen sich außerdem problemlos im EDI-Prozess, z.B. in einer DESADV-Nachricht, abbilden. So können die Lagermitarbeiter die Daten, die sie von NVE-Etiketten abgescannt haben, mit den vorab geschickten Daten aus der DESADV-Nachricht abgleichen, um zu überprüfen, ob die Lieferung korrekt ist.

Der Verkauf von Produkten über die großen Handelsketten oder Plattformen wie Amazon ist heutzutage fast ausschließlich nur mit GTIN gekennzeichneten Produkten möglich.

Mithilfe von EDI (Electronic Data Interchange) werden die Dokumente wie z.B. Bestellungen und Rechnungen in einem standardisierten Format elektronisch zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht und automatisch von ihren Systemen verarbeitet. Jedes ERP-System exportiert jedoch diese Dokumente in der Regel in einem Inhouse-Format. Um die Daten aus diesem Inhouse-Format in ein standardisiertes Format umzuwandeln, um so vom Empfänger automatisch verarbeitet zu werden, wird im EDI-Verfahren ein EDI-Konverter eingesetzt. Er stellt die Daten in einem von beiden Geschäftspartnern vereinbarten EDI-Format dar (z.B. VDA, EANCOM etc.).

Wie funktioniert ein EDI-Konverter?

Der EDI-Konverter ist somit ein wichtiger Teil eines EDI-Prozesses, der die Daten auf ihrem Weg vom Sender zum Empfänger in ein richtiges Format „übersetzt“, um so automatisch von System verarbeitet zu werden.

Seit Jahren vom Verband der Automobilindustrie (VDA) entwickelte Standards für die Automobilindustrie dienen heute als Grundlage für die Lieferketten zwischen einem Automobilhersteller und seinen Lieferanten. Heute stellen wir Ihnen VDA 4905 – Daten-Fern-Übertragung (DFÜ) von Lieferabrufen – vor.

Lieferabruf

Die Lieferabrufe werden zwischen den Automobilherstellern und Zulieferern bzw. zwischen Zulieferern und Vorlieferanten ausgetauscht und senden eine Übersicht über den Materialbedarf (meistens für das ganze Jahr) für die frühzeitige Planung seitens Lieferanten. Sie sorgen für bessere Planungssicherheit, erhöhte Lieferbereitschaft, Flexibilität in der Fertigung und Reduzierung von Sondermaßnahmen.

Der Lieferabruf beinhaltet die Fortschrittszahlen, die alle Informationen über die bereits gelieferten bzw. die noch zu liefernden Produkte haben und die sogenannten Einteilungen, die die Bestellmengen und den Lieferzeitpunkt an den Lieferanten kommunizieren. Die ersten Einteilungen sind meistens genau, alle weiteren dienen lediglich der Planung und können im Laufe des Jahres geändert werden. Die Lieferabrufe werden mit Feinabrufen ergänzt, die nur die nächsten Lieferungen betreffen und nicht mehr geändert werden.

Der Lieferabruf in unterschiedlichen Normen:

Im alten VDA-Standard:

  • VDA 4905 = Lieferabruf (LAB)
  • VDA 4915 = Feinabruf (FAB)
  • VDA 4916 = Produktionssynchroner Abruf (PAB)

Im EDIFACT:

  • DELFOR (VDA 4984) = Lieferabruf inklusive Feinabruf
  • DELJIT (VDA 4985) = Just-in-time-Abrufe, auch KANBAN

Im ODETTE:

  • DELINS (VDA 4905/2) = Lieferabrufe

Struktur der Satzarten von VDA 4905 Lieferabruf

511 – (Muss) – Vorsatz Lieferabrufdaten
512 – (Muss) – einmalige Datenelemente des Lieferabrufes
513 – (Muss) – Abgrenzungs- und Abrufdaten
514 – (Kann) – weitere Abrufdaten
515 – (Kann) – Zusatz-LAB Informationen
517 – (Kann) – Packmitteldaten
518 – (Kann) – Lieferabruftext
519 – (Muss) – Nachsatz Lieferabrufdaten

Lieferabruf im VDA 4905 Format – Beispiel

PRICAT ist ein EDIFACT-Nachrichtenformat und dient dem Austausch von Preis- und Katalogdaten zwischen Lieferanten und Händlern. Sie enthält neben der Produktbeschreibung (z.B. Produktbezeichnung, GTIN bzw. EAN, Größe, Farbe etc.) und Preisen auch die dazugehörigen Verpackungs- und Lieferinformationen. Mithilfe von PRICAT (price catalogue message) können viele zusätzliche, auch kundenspezifische, Informationen zwischen Partnern fehlerfrei ausgetauscht werden. Dieses Format ist besonders in der Konsumgüterindustrie verbreitet.

PRICAT-Beispielnachricht:

Mit INVOIC Nachricht werden die Rechnungsdaten sowie Gutschriften elektronisch vom Verkäufer (Lieferant) zum Käufer (Besteller) übermittelt.

Jede INVOIC Nachricht ist wie folgt aufgebaut:

  • Kopfteil mit Angaben vom Belegdatum, -nummer, Käufer (Besteller) und Lieferant
  • Positionsteil mit Detailangaben von Waren oder Dienstleistungen inkl. Menge
  • Summenteil mit Gesamtwert

Beispiel: Rechnung INVOIC im EDIFACT-Format:

Abb1.: INVOIC Nachricht (dargestellt mit Online-eInvoice-Viewer von EDICENTER)

Seit Jahren vom Verband der Automobilindustrie (VDA) entwickelte Standards für die Automobilindustrie dienen heute als Grundlage für die Lieferketten zwischen einem Automobilhersteller und seinen Lieferanten. Heute stellen wir Ihnen VDA 4913 – Datenfernübertragung von Lieferschein- und Transportdaten – vor.

VDA 4913 – Lieferavis

Mit einem Lieferavis kündigt der Lieferant dem Kunden die Lieferung per Advance Shipping Notice (ASN) an. Das bis heute sehr häufig verwendete Format dieser Nachricht ist VDA 4913. Es regelt den elektronischen Datenaustausch (EDI) von Lieferschein- und Transportdaten zwischen Lieferanten und Kunden und dient der schnellen Bereitstellung der Daten als Vorabinformation für den Warenempfänger. Außerdem reduziert das Lieferavis den Erfassungsaufwand und sorgt für die bessere Transparenz des Materialflusses beim Kunden. Das VDA 4913-Standard hat einen einheitlichen Satzaufbau mit einer fixen Länge von 128 Stellen.

Dieses ältere EDI-Format soll nun nach und nach durch das neue Format VDA 4987, veröffentlicht am 31. März 2016, abgelöst werden. VDA 4987 basiert auf der EDIFACT-Nachricht „Global DESADV“ und wurde entwickelt, um gestiegenen Anforderungen der unterschiedlichen Belieferungskonzepten und zunehmender Internationalisierung gerecht zu werden.

Struktur der Satzarten von VDA 4913

711 – (Muss) – Vorsatz Lieferschein- und Transportdaten (1x pro Übertragung)
712 – (Muss) – einmalige Daten des Transports (1x pro Sendung)
713 – (Muss) – einmalige Daten des Lieferscheins (Kopfdaten)
714 – (Muss) – Lieferschein-Positionsdaten
715 – (Kann) – Packmitteldaten
716 – (Kann) – Textdaten zur Position
718 – (Kann) – Produktionsnummerndaten
719 – (Muss) – Nachsatz Lieferschein- und Transportdaten ( 1x pro Übertragung)

Lieferavis im VDA 4913 Format – Beispiel


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