Elektronische Rechnungsstellung ist ein Thema, das in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen hat und bereits in zahlreichen Ländern mit einer Reihe neuer Gesetze verpflichtend umgesetzt wurde oder in den kommenden Jahren geplant ist.

Auch in Frankreich hat diese Entwicklung Fahrt aufgenommen und wird in Zukunft einen entscheidenden Anteil im buchhalterischen Gefüge einnehmen.

Frankreich hat die neue E-Invoicing-Richtlinie für B2G „Business-to-Government“ schon mit Beginn des Jahres 2017 eingeführt. Bereits mit Januar 2020 wurde diese Richtlinie rechtmäßig gültig zur Anwendung. Durch den elektronischen Rechnungsprozess werden Manipulations- und Betrugsrisiken reduziert. Dies trägt zu einer erhöhten Integrität der steuerlichen Informationen bei. Ein weiterer Vorteil besteht in der Senkung der Kosten für die Steuerprüfung.

Was ändert sich?

Die Einführung der E-Invoice in Frankreich bringt ab 1. Juli 2024 grundlegende Veränderungen mit sich. Dann müssen Unternehmen in der Lage sein, derartige Rechnungen auf elektronische Weise zu empfangen und müssen diese (je nach Unternehmensgröße) bis spätestens 2026 selbst ausstellen können. Die elektronische Rechnungsstellung ist dann verpflichtend und betrifft neben dem Verkehr mit den Regierungsbehörden (B2G) vor allem den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).

Anforderungen für den Versand bzw. Empfang von elektronischen Rechnungen

Um den Versand und Empfang von E-Rechnungen in Frankreich zu gewährleisten, müssen Unternehmen bestimmte Anforderungen erfüllen. Hierzu gehört die Registrierung bei einem zertifizierten E-Rechnungsdienstleister, der die technische Infrastruktur für den elektronischen Rechnungsversand bereitstellt. Alle Umsätze müssen ab dem genannten Zeitpunkt mittels E-Invoicing übermittelt werden.

Wichtig ist, dass die E-Rechnungen der EU-Norm 16931 entsprechen. In diesem Rahmen sind drei Formate zugelassen: UBL, CII und Factur-X.

Derzeit gibt es zwei Wege, E-Rechnungen zu übermitteln. Entweder Unternehmen nutzen die vorgegebene Plattform „Chorus Pro“, ein staatliches Portal oder sie nutzen die „Partner-Dematerialisations-Plattform“, kurz „PDP“ zur Übermittlung aller relevante Informationen. Diese verfügen über die notwendigen Informationen, die durch das System einfach übertragen werden können.

Welche Fristen gibt es?

Große Unternehmen sind dazu verpflichtet, bereits ab dem 1. Juli 2024 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Diese Unternehmen haben in der Regel eine größere Geschäftsstruktur und ein höheres Transaktionsvolumen, wodurch die Regelung einfacher umgesetzt werden kann. Mittelgroße Unternehmen haben etwas mehr Zeit, um sich anzupassen. Sie müssen spätestens ab dem 1. Januar 2025 bereit sein. Kleine Unternehmen hingegen haben müssen spätestens ab dem 1. Januar 2026 elektronische Rechnungen empfangen und versenden können.

PEPPOL-Anbindung

Es ist wichtig, die rechtlichen und steuerlichen Anforderungen im Kontext der E-Invoice zu beachten und die erforderliche Archivierungspflicht zu erfüllen. Die Interoperabilität der Plattformen und die Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk ermöglichen einen nahtlosen Austausch von elektronischen Rechnungen mit internationalen Partnern.

Abschließend noch wichtig: Unternehmen in Frankreich dürfen ab der Umstellung keine Rechnungen mehr über den Direktversand an Kunden übermitteln. Dies wird mit hohen Bußgeldern abgestraft, weshalb sich ein früher Umstieg definitiv bezahlt macht.

Sie haben Fragen zu E-Invoicing und PEPPOL? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Rufen Sie uns unter der Telefonnummer 0821 24659-0 oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de.

Dropshipping (oder auch Streckengeschäft genannt) ist ein Geschäftsmodell, bei dem nicht der Händler selbst, sondern der Hersteller die Ware direkt an den Kunden verschickt.

Drei gute Gründe für Dropshipping aus Händler-Sicht:

1. Die Bezahlung der Ware durch den Händler erfolgt erst, nachdem die Ware verkauft wurde.
2. Es ist kein Lager beim Händler notwendig.
3. Es ist keine eigene Versandabwicklung erforderlich.

Der Händler setzt sein Know-How im Verkauf der Waren ein und der Lieferant bzw. Produzent wickelt den Versand und/oder die Inbetriebnahme der Waren beim Kunden ab. Das spart nicht nur Kosten, sondern ermöglicht auch eine deutlich schnellere Bestellabwicklung ohne unnötige Zwischenlagerung und -versand.

EDI und Dropshipping

EDI ist mittlerweile eine Voraussetzung bei den modernen Dropshipping-Prozessen. Nur mit einem standardisierten Datenaustausch über spezielle Schnittstellen und ohne manuelle zeitaufwendige Eingriffe kann eine schnelle Bestellabwicklung funktionieren. Nach dem Eingang der Kundenbestellung kann der Händler eine EDIFACT-ORDERS an seinen Lieferanten oder Hersteller abschicken, dieser schickt dann eine ORDRSP (order response) mit dem aktuellen Status (z.B. Bestellannahme, Korrektur oder Stornierung) an Händler zurück und, sobald die Ware zum Versand bereit steht, auch eine DESADV (despatch advise, Lieferavis) mit einer entsprechenden Sendungsverfolgung. Auch der spätere Versand der Rechnung erfolgt automatisiert in Form einer INVOIC-Nachricht.

Nützliches Add-On für den Händler

Bei einigen EDI-Anbietern hat der Händler zusätzlich die Möglichkeit, seine Standard- Einkaufsprozesse (außerhalb des Dropshippings) mit Hilfe von EDI zu vereinfachen. In einem speziellen Portal (ähnlich wie in einem Onlineshop) kann er die Produkte seiner Lieferanten mit allen notwendigen Informationen online sehen und sich einen Warenkorb zusammenstellen. Das System teilt diesen automatisch in einzelne EDI-Bestellungen auf und schickt dann je eine EDI-ORDERS raus. Diese Lösung ist schnell, sicher und kosteneffizient.

Wir vom EDICENTER bieten unseren Kunden eine vollumfassende Lösung im Bereich EDI an – egal ob EDI-Anbindung, WebEDI oder EDI-Shop. Fragen Sie uns und wir finden eine individuelle Lösung für Ihr Anliegen.

Den Übergang vom manuellen Versand hin zum elektronischen Datenaustausch betrachten viele Unternehmen als sehr kompliziert und schieben ihn deshalb über längere Zeit vor sich her. Dabei bietet EDI enorme Vorteile, spart nicht nur Zeit, Geld und menschliche Ressourcen, sondern optimiert und beschleunigt zahlreiche interne Prozesse sowie die Kommunikation mit dem Geschäftspartner.

Um ein erfolgreiches Ergebnis bei der EDI-Implementierung zu erzielen, müssen die Verantwortlichen ein paar Schritte gründlich planen:

• Als erstes geht es darum, den richtigen EDI-Dienstleister zu finden. Bei der Auswahl sollte man darauf achten, dass der EDI-Provider über ausreichend technisches Know-how, umfangreiche und langjährige Erfahrung und idealerweise ein breites Partnernetzwerk verfügt, ein umfassendes Monitoring von Prozessen anbieten kann sowie bei Fragen und Problemen problemlos zur Verfügung steht (echter Service statt Call-Center).
• Anschließend sollte man einen Zeitrahmen für das Projekt festsetzen, in dem das gewünschte Ergebnis erreicht werden kann.
• Im gemeinsamen Projektplan sollte außerdem die Reihenfolge für die EDI-Anbindung der Geschäftspartner definiert werden. Das können am besten die unternehmenseigenen Mitarbeiter umsetzen, da sie das Wissen über das eigene Partnernetzwerk und die Abläufe haben. Dabei sollten Faktoren wie Nachrichtenanzahl, die regelmäßig ausgetauscht werden, Dringlichkeit der Umsetzung, Standort etc. berücksichtigt werden.
• Nachdem alle Anforderungen und Ziele festgesetzt wurden, erfolgt die technische Umsetzung durch den EDI-Dienstleister (dazu gehört u.a. Mapping-Setup, Testen etc.). In der Regel fährt man zunächst einen so genannte Parallelbetrieb, bei dem die Nachrichten sowohl über EDI als auch über den alten Kanal ausgetauscht werden. So reduziert man das Risiko von Fehlern oder gar, dass etwas verloren geht.
• Erst wenn die Implementierung ausreichend bei allen Beteiligten getestet wurde und fehlerfrei funktioniert, kann man in den Live-Betrieb übergehen.

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