Mit der Einführung von E-Invoicing bereits in den 90-er Jahren zählt Skandinavien zu den wahren Pionieren in Europa. Die Vorteile der Kostenreduzierung und Prozessvereinfachungen wurden dort schon früh entdeckt und so liegt die aktuelle E-Invoicing-Rate in Ländern wie Schweden, Norwegen, Dänemark und Finnland bereits bei ca. 40% aller Rechnungen. Während in der Anfangszeit vorwiegend noch die lokalen Standards, Formate und Systeme eingesetzt wurden, geht die Entwicklung heute in Richtung der PEPPOL-Integration, um auch einen grenzüberschreitenden Austausch problemlos zu ermöglichen.

Schweden begann bereits in den 90-er Jahren mit der Einführung von elektronischen Rechnungen in zahlreichen öffentlichen Behörden. Seit 2008 gehört E-Invoicing hier zur Pflicht. Seit 2019 wurde die E-Rechnung auch für regionale und kommunale Auftraggeber verpflichtend.

Dänemark ist der wahre Vorreiter bei dem elektronischen Rechnungsversand, die Verpflichtung gilt hier bereits seit 2005. Dafür wurde auch ein eigenes System entwickelt – NemHandel – mit dem nationalen OIOUBL-Format. Heutzutage werden bei der Rechnungsstellung zwei Netzwerke genutzt: NemHandel und PEPPOL. Ab 2023 plant Dänemark die Einführung der elektronischen Beschaffung. Dann müssen die öffentliche Auftraggeber auch ihre Einkäufe elektronisch abwickeln.

In Norwegen gilt der Versand von E-Rechnungen im öffentlichen Bereich bereits seit 2011 als verpflichtend und trotz fehlender staatlichen Verpflichtung wird die E-Rechnung mittlerweile gerne auch im privaten Sektor genutzt.

In Finnland gehört die E-Rechnung seit 2010 zur Pflicht. Das nationale Finvoice-Format ist noch das am häufigsten genutzte Format in der öffentlichen Verwaltung. Zukünftig wird jedoch erwartet, dass sich das PEPPOL-Format aufgrund von zunehmendem grenzüberschreitendem Austausch immer mehr durchsetzen wird.

Sie haben Fragen zur E-Rechnung? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Rufen Sie uns unter der Telefonnummer 0821 24659-0 oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de.

Das aufregende Jahr 2021 mit noch nicht da gewesenen Herausforderungen in allen Bereichen unseres Lebens neigt sich langsam dem Ende zu. Pandemie, Lockdown, Homeoffice… und plötzlich sprechen alle auch von einer unzureichenden Digitalisierung in vielen Branchen. Zahlreiche Unternehmen stehen nun vor neuen Aufgaben, in dem sie ihre eigenen Unternehmensprozesse auf die Anforderungen der aktuellen Lage anpassen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

EDI ist bereits seit über fünfzig Jahren in unterschiedlichsten Bereichen im Einsatz und eröffnete somit schon früh genug die Möglichkeiten der Automatisierung von Unternehmensprozessen. Mit dem Einsatz von EDI reduziert sich unter anderem der manuelle Aufwand bei der Erfassung von Dokumenten und deren Austausch zwischen den Partnern. Die bis dahin fehlende oder unzureichende Planung in der Warenproduktion oder Lagerung lässt sich mit einigen EDI-Nachrichtenformaten (wie z.B. Lieferavis oder Just-in-Time) weitreichend optimieren und so auch die unnötigen Kosten einsparen. Dabei gewinnen vor allem junge Unternehmen durch EDI-Fähigkeit deutlich an Vorsprung bei ihren Lieferantenverhandlungen. Denn viele große Konzerne im Einzelhandel oder in der Automobilindustrie setzen die EDI-Anbindung ihrer Lieferanten voraus. Deswegen lohnt sich die frühzeitige Auseinandersetzung mit diesem Thema gerade für Start-ups oder Firmen, die neue Absatzmärkte suchen.

Wir von EDICENTER freuen uns, Sie mit unserer Expertise im Bereich EDI im kommenden Jahr unterstützen zu dürfen. Wir finden die optimale Lösung für Ihre Anforderungen und bieten Ihnen unser weltweites Netzwerk für eine schnelle EDI-Anbindung an.

Bis dahin wünschen wir Ihnen frohe Weihnachten und ein erfolgreiches neues Jahr 2022!

Bereits seit Juli 2021 gilt die neue Mehrwertsteuerregelung für den grenzüberschreitenden Online-Handel. Diese Umsatzsteuerreform kam im Rahmen des „Digitalpakets“ der EU und als Reaktion auf den stetig wachsenden grenzüberschreitenden Online-Handel.

Nach der bisherigen „Versandhandelsregelung“ im B2C-Bereich fiel die Mehrwertsteuer im Inland an, es sei denn eine je nach Land festgelegte Netto-Umsatzlieferschwelle wurde überschritten.

Die neue Fernverkaufsregelung verpflichtet die Unternehmen beim Verkauf von Waren, digitalen Inhalten oder Erbringung von Dienstleistungen an Nicht-Unternehmer in der EU bereits ab einer Lieferschwelle von 10.000 Euro die Mehrwertsteuer im Zielland (also im Mitgliedsstaat, wo der Kunde ansässig ist) zu entrichten. Ausgenommen von dieser Regelung sind zum Beispiel Kunstgegenstände, Sammlerstücke, Antiquitäten, Fahrzeuge etc.

Die Folgen der neuen Mehrwertsteuerregelung sind, dass sich die Unternehmen nun im Zielland auch steuerlich registrieren und eine entsprechende Steuer-ID beantragen müssen. Das ist eine bürokratische Hürde, die für viele Händler nicht mehr einfach zu stemmen wäre. Um dieses Abführsystem zu vereinfachen, wurde ein One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) eingeführt. Demnach können sich Online-Händler auch in ihrem Wohnsitzland an einer zentralen Stelle registrieren und ihre Umsätze aus den Verkäufen im Ausland zusätzlich in einer gesonderten Steuererklärung vierteljährlich deklarieren. Wichtig ist also, dass beim Warenverkauf ins Ausland unbedingt die jeweilige Steuer des Ziellandes im Onlineshop oder auf den Marktplätzen richtig ausgewiesen wird.

Der Online-Handel boomt, die Grenzen verwischen und die Menschen kaufen vermehrt international ein. Die Händler greifen daher oft auf Dropshipping-Anbieter zurück, die für sie zum Beispiel die komplette Logistik übernehmen. Wie können die Online-Händler dann noch den Überblick behalten? Der elektronische Datenaustausch kann dabei helfen. Lesen mehr in unserem Beitrag „Das perfekte Zusammenspiel zwischen EDI und E-Commerce“.

Rechtlicher Hinweis:
Dies ist keine Rechtsberatung gemäß dem Rechtsberatungsgesetz. Es handelt sich bei diesem Artikel lediglich um allgemeine Informationen nach unserem Wissensstand und keinesfalls um Handlungsanweisungen. Konsultieren Sie jetzt Ihren Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und/oder Hausanwalt!

Der Bau ist aktuell eine der rasant wachsenden Branchen und steht vor vielen neuen Herausforderungen. Eine davon ist die zunehmende Digitalisierung, die die zahlreichen Prozesse rund um Bauplanung und -ausführung optimieren sowie eine Vielzahl an beteiligten Partnern besser koordinieren soll.

Zum Trendbegriff in den vergangenen Jahren gehört daher BIM oder Building Information Modeling. Das beschreibt die vernetzte Planung, den Bau und die Baubewirtschaftung mithilfe einer Software. Dabei werden die Daten rund um das Bauprojekt digital modelliert und erfasst, es entsteht ein digitaler Zwilling vom geplanten Objekt. Jede Änderung im Projekt löst eine automatische Anpassung der Materialliste und die Neuberechnung der damit verbundenen Kosten aus. Die Daten werden dabei blitzschnell an alle beteiligten Unternehmen weitergegeben und in deren Projektdaten integriert. Die Lieferanten können problemlos ihre Produktion und Beschaffung an die neuen Gegebenheiten anpassen. BIM steht also für eine nahtlose Kommunikation und Vernetzung im Bau.

Alle Projektschritte und Beteiligten sind also vom Entwurf über die Ausführung bis hin zur späteren Bewirtschaftung über eine Software miteinander verknüpft. Die Informationen werden über spezielle Schnittstellen digital ausgetauscht. Der Austausch von Aufträgen, Materialbestellungen, Rechnungen, Statusmeldungen und Lieferscheinen kann dabei über EDI oder WebEDI erfolgen. Die Daten aus den Materialbestellungen und Lieferungen werden somit elektronisch in die ERP-Systeme der Beteiligten übertragen und können so ohne großen manuellen Aufwand schnell verarbeitet werden.

Wir vom EDICENTER unterstützen Sie bei allen Ihren Fragen zur EDI-Anbindung. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir finden eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen.

Auch wenn die Lebensmittelindustrie zweifellos zu den echten Pionieren im Bereich des elektronischen Datenaustausches gehört, lassen sich durch einige erfolgreich getestete Prozesse (z.B. aus der Automobilindustrie) die Weiterentwicklung und Prozessoptimierung beschleunigen.

Ein wichtiger Punkt bei der Optimierung ist die Lagerhaltung. Sie ist gerade im Lebensmittelbereich mit seinen geringen Margen immer ein großer Kostentreiber. Denn nicht nur die Lagerfläche und das Personal müssen hier ausreichend zur Verfügung stehen. Die Lebensmittel können auch schnell verderben.

Eine bessere Abstimmung innerhalb der Lieferkette kann hier dem Problem der Lebensmittelverschwendung und der Überproduktion entgegen wirken. Einer der Lösungsansätze lautet das Just-in-Time-Verfahren. Die Automobilhersteller setzen das bereits seit Jahren in der Produktion erfolgreich ein. Die Zulieferer liefern dabei ihre Teile nicht nur immer in passender Menge, sondern auch zum exakt definierten Zeitpunkt in der Produktionskette. Die Hersteller benötigen dabei keine großen Lagerflächen für die Zwischenlagerung und die Zulieferer können besser planen und eine Überproduktionen verhindern. Die Anwendung eines Just-in-Time-Ansatzes könnte somit auch in der Lebensmittelproduktion positive Effekte mit sich bringen und auch die Rückverfolgbarkeit sowie die Produktherkunft nachvollziehbar gestalten.

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Immer mehr Unternehmen setzen auf die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Bleibt da noch genügend Platz für EDI oder gehört der klassische elektronische Datenaustausch bald der Geschichte an?

EDI mit seinen Standards und Nachrichtenformaten wird schon seit über fünfzig Jahren in zahlreichen Branchen erfolgreich eingesetzt, um Geschäftsnachrichten zwischen Unternehmen elektronisch auszutauschen – von der Bestellung über das Lieferavis bis hin zur Rechnung. Teilweise ist EDI nicht mehr wegzudenken, denn anders könnte die Datenmenge nicht verarbeitet werden – z.B. im Bereich von Supply Chain. Hier setzte man schon sehr früh darauf, die Vorgänge soweit zu automatisieren und die Daten zu standardisieren, damit die Datenübertragung zwischen unterschiedlichen ERP-Systemen reibungslos und ohne Fehler stattfinden kann. Die von vielen Unternehmen angestrebte Automatisierung von Prozessen kann somit mit EDI problemlos abgebildet werden.

EDI kann außerdem die Digitalisierungsstrategien unterstützen. Denn auch im B2B-Bereich wächst zunehmend die Zahl der Onlineshops und Online-Verkaufsplattformen, über die die Ware von Kunden online geordert werden kann. Hier kann EDI die neuen Verkaufskanäle nahtlos in die bestehenden Geschäftsprozesse integrieren und den Datenaustausch automatisieren.

Nicht zuletzt kann EDI das Thema Rechtssicherheit von elektronischen Rechnungen perfekt abbilden. Denn die rechtlichen Anforderungen an Versand, Format, Signatur oder Archivierung von elektronischen Rechnungen werden immer höher und lassen sich gerade im Rahmen von EDI rechtssicher realisieren.

Fazit:
Auch nach fünfzig Jahren spielt EDI mit seinen Vorteilen in Bereichen wie

  • Automatisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen,
  • nahtlose Anbindung von neuen Verkaufskanälen oder
  • rechtssichere Abwicklung des elektronischen Rechnungsversands

weiterhin eine wichtige Rolle in Unternehmensprozessen und kann problemlos in den zukünftigen Digitalisierungsstrategien implementiert werden.

FatturaPA (abgekürzt für Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione) steht für „elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung“ in Italien. Der Begriff bezeichnet alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen rund um die elektronische Rechnung. Anfänglich nur für den Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern im öffentlichen Sektor eingesetzt (B2G), wurden die Maßnahmen mit der Zeit auch im B2B-Bereich zur Pflicht.

Aktuell müssen alle inländischen Rechnungen über Sdl (Sistema di Interscambio) ausgetauscht werden. Ab dem 1. Januar 2022 müssen zusätzlich auch die grenzüberschreitenden Rechnungen im FatturaPA-Format an Sdl gemeldet werden.

Was ist InvoicePA?

Die elektronische Rechnung selbst wird als InvoicePA bezeichnet. Sie darf nur über eine spezielle zentrale Schnittstelle Sdl an den Empfänger verschickt werden und nur so erhält sie auch ihre Gültigkeit. Alle inländischen Rechnungen im B2B-Bereich, die nicht über die Schnittstelle übermittelt werden, werden mit hohen Geldsummen bestraft.

Für die Übermittlung über Sdl stehen den Unternehmen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Die Rechnungen können entweder manuell über ein Web-Interface erstellt und übermittelt werden (lohnt sich nur bei kleinem Dokumentenvolumen) oder das Unternehmen kann das eigene ERP-System an Sdl über die Schnittstellen anbinden. Dann können die erzeugten Rechnungen automatisch an das zentrale System übermittelt werden.

InvoicePA ist eine XML-Datei im speziellen FatturaPA-Format, die mit einer elektronischer Signatur versehen wird. Diese Signatur gewährleistet die Echtheit der Rechnung und ihre Herkunft. Um eine Rechnung über Sdl übermitteln zu können, wird außerdem ein eindeutiger Identifikationscode benötigt, der immer an die adressierte Stelle der öffentlichen Verwaltung gebunden ist.

Alle ausgetauschten Rechnungen müssen außerdem mindestens 10 Jahre archiviert werden.

Aktuell wird viel über die Digitalisierung in zahlreichen Unternehmensbereichen diskutiert – sowohl über ihre Vorteile, als auch über die möglichen Risiken. Während in der Buchhaltung, im Marketing oder im Einkauf viel in die Automatisierung investiert wird, bleibt der Bereich des Wareneingangs in Punkto Digitalisierung leider etwas zurück. Hier überwiegt immer noch die aufwendige manuelle Bearbeitung und es fehlt an Transparenz bei der Kapazitätsermittlung. So stauen sich die LKWs mit den Lieferungen vor dem Wareneingang. Und nicht nur das. Aufgrund von fehlenden oder ungenauen Lieferankündigungen werden dann auch noch viel zu oft zu wenige Mitarbeiter für den Tag eingeplant.

Die ungenauen Liefertermine, manuelle Mengenprüfung bzw. Chargenzuordnung ist bei einer Warenanlieferung sehr zeit- und kostenintensiv. Die automatisierte Wareneingangsbuchung kann dagegen viele Ressourcen im Unternehmen einsparen, indem man zum Beispiel auf das elektronische Lieferavis (DESADV) per EDI zurückgreift. Mit seiner Hilfe kann nicht nur der Liefertermin schon frühzeitig mitgeteilt werden, damit die Lagerkapazitäten überprüft und geplant werden können, sondern auch die notwendigen Artikeldaten oder die Aufteilung von Chargen und Mengen bei der Lieferung im Voraus übermittelt werden. So kann die Ware bei der Anlieferung ohne manuelle Erfassung automatisch verbucht und schnell an Ort und Stelle verladen werden.

DESADV (Lieferavis) liefert folgende Informationen:

  • Lieferscheindaten mit Lieferscheinnummer und Lieferpositionen
  • Geplanten Liefertermin
  • Artikeldaten (Name, Menge, Chargen-/Seriennummer etc.)
  • Verpackungsinfos

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Cash Electronic Data Interchange (CashEDI) ist ein von der Deutschen Bundesbank entwickeltes Format, das eine elektronisch unterstützte Geschäftsabwicklung im Bargeldgeschäft der Banken ermöglicht. Das Verfahren basiert auf den internationalen GS1-Standards und unterlegt die Bargeldzahlungen sowie die Auszahlungen mit elektronischen Nachrichten und Statusmeldungen.

Welche Nachrichten werden in CashEDI ausgetauscht?

  1. Alle Bargeldeinzahlungen können elektronisch bei der Bundesbankfiliale avisiert werden:
    Übernahmebestätigung: Meldung nach der Geldeinnahme durch die Bundesbankfiliale
    Finalitätsmeldung: Statusmeldung nach der Bearbeitung des eingezahlten Geldes
  2. Die Auszahlungen werden ebenfalls automatisch gemeldet:
    Bereitstellungsavis: Nachricht über die Fertigstellung des Auszahlung
    Übergabebestätigung: Meldung über die erfolgte Auszahlung bei der Bundesbankfiliale

Vorteile von CashEDI:

  • Verringerung des internen Verwaltungsaufwandes
  • Reduzierung manueller Erfassungen
  • Deutlich schnellere Abwicklung der Geschäftsprozesse
  • Transparente Bargeldtransaktionen
  • Bessere Datenqualität

Die Regale in Supermärkten, Baumärkten & Co. sind immer gut gefüllt, dort geht jeden Tag eine Menge an Produkten über die Ladentheke. Aber wie kommen sie überhaupt ins Regal? Die Beschaffungsprozesse großer Händler sind kompliziert und erfordern viele Ressourcen, um die Vielfalt aufrechtzuerhalten – Lieferantensuche, Preisverhandlungen, Einkauf, Logistik etc.

Gerade für junge Start-ups ist es nicht einfach, ins Sortiment großer Handelsketten aufgenommen zu werden, um schnell großflächig ihre Ware zu verkaufen. Auch wenn ihre Produkte geschmacklich und qualitativ überzeugen – von Anfang an müssen auch die internen Strukturen und Produktionsprozesse stimmen und fähig sein, auf Kundennachfrage schnell reagieren zu können, sei es in kürzester Zeit eine große Menge liefern zu können oder bei ausbleibender Nachfrage einen Plan B parat zu haben. Bei den Verhandlungsgesprächen muss natürlich auch die erforderliche Kennzeichnung (z.B. eine GTIN, die frühere EAN-Nummer), eine optimale Verpackung u.ä. überzeugen. Und im Fall einer Listung sollten die Ressourcen vorhanden sein, alle Artikelstammdaten korrekt und schnell an den Geschäftspartner übertragen zu können.

Dazu kommt noch, dass die großen Händler ihre Daten und Dokumente (wie Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen) fast ausschließlich elektronisch mittels EDI austauschen. Denn nur so können Zeit, Geld und Aufwendungen für die Fehlerbeseitigung reduziert werden. Daher ist es empfehlenswert, sich frühzeitig mit dem Thema EDI zu beschäftigen.

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