Die elektronische Rechnung wurde 2011 vom Gesetzgeber der Papierrechnung gleichgestellt und kann seitdem auch ohne digitale Signaturen verschickt werden (z.B. per E-Mail).

Laut dem E-Government-Gesetz ist die Rechnung nur dann „elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht“ (Quelle). Reine PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten, eine Bilddatei oder eine eingescannte Papierrechnung zählen nicht dazu, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Neben Kosten- und Zeitersparnis ist auch die Beschleunigung von internen Prozessen ein wichtiger Aspekt. Die Rechnungen können so im Unternehmen preisgünstiger und schneller erstellt, verarbeitet und archiviert werden.

Aktuell sind nur die Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber gesetzlich zur E-Rechnung verpflichtet. Doch die damit verbundenen Vorteile sind für alle Unternehmen interessant, vor allem in Zeiten der zunehmenden Internationalisierung und Digitalisierung. So kann die E-Rechnung durchaus schon bald zum internationalen Standard für Rechnungseingang bzw. -ausgang werden.

E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 schreibt die elektronische Rechnungsstellung (eInvoicing) bei öffentlichen Aufträgen verbindlich vor. Mit der verabschiedeten E-Rechnungsverordnung wurde im September 2017 auch in Deutschland ein konkreter Rahmen für die Umsetzung der EU-Richtlinie geschaffen. Die Umsetzung gliedert sich dabei in drei Phasen:

  • Für Bundesministerien gelten die Vorschriften bereits seit Ende November 2018.
  • Alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes müssen die Vorgaben ab dem 27.11.2019 umsetzen.
  • Und ab November 2020 werden dann alle Rechnungssteller öffentlicher Behörden zur E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet.

Als Datenaustauschstandard wurde dafür in Deutschland das Format „XRechnung“ festgelegt, das den Vorgaben des Normungsinstitutes CEN entspricht und alle zwingenden Kernelemente einer E-Rechnung beinhaltet. Neben diesem Standard können die elektronischen Rechnungen auch im ZUGFeRD-Format (auch Factura X genannt) übermittelt werden. Dieses hybride Format besteht aus zwei Teilen – einem PDF (lesbar für Menschen) und einer strukturierter Rechnung im XML-Format (lesbar für Maschinen).

Für viele Branchen reicht es nicht mehr aus, nur über einen eigenen Onlineshop ihre Produkte zu verkaufen. Die Kundenanforderungen an das Einkaufserlebnis wachsen und die „E-Commerce Riesen“ wie Amazon, Ebay & Co. machen es den Herstellern nicht gerade einfach. Die Kunden möchten eine große Produktauswahl, ohne viele Einkaufsstopps anlegen zu müssen, bequeme Bezahlmethoden, günstige Preise und eine schnelle Lieferung. Gerade kleinere Onlineshops können da nicht immer mit den großen und reichweitenstarken Marktplätzen mithalten. Immer mehr Händler verkaufen daher ihre Produkte auch über die führenden digitalen Plattformen.

Vorteile und Nachteile

Die Anbieter-Vorteile beim Verkauf auf den digitalen Marktplätzen liegen auf der Hand:

  • Enorme Plattform-Reichweite, mit der man schnell viele potenzielle Kunden erreichen kann,
  • Vorhandene Infrastruktur – Technik, Logistik, Bezahldienste etc. sind bereits vorhanden,
  • Schneller Einstieg möglich – keine Anlaufzeiten/-kosten im Vergleich zur Entwicklung eines eigenen Onlineshops,
  • Internationalisierung ohne großen technischen und logistischen Aufwand möglich.

Bei der Entscheidung sollte der Unternehmer allerdings auch die möglichen Nachteile nicht aus Acht lassen:

  • Fehlende Individualität – hier ist man an Plattform-Regeln, Design und Strukturen gebunden. Ein eigener Onlineshop bietet mehr Flexibilität bei der Produktpräsentation und beim Service,
  • Möglicherweise geringere Margen und ein schärferer Preiskampf – es fallen selbstverständlich Gebühren an, die den Gewinn schmälern, und man konkurriert mit vielen Anbietern direkt auf einer Plattform.

Austausch von Preis- und Produktdaten

Der Datenaustausch zwischen Händler und Marktplatz erfolgt meist vollautomatisch über die vordefinierten Schnittstellen, z.B. mittels EDI-Verfahren. Für eine erfolgreiche Listung auf den Plattformen sowie gute Auffindbarkeit bei den Kunden spielen die gut strukturierten Produktdaten (Produktbeschreibungen, GTIN – die frühere EAN – zur eindeutigen Definition von Produkten, Bilder, Preise etc.) eine wichtige Rolle. Die Übermittlung von Produktdaten erfolgt im EDI in der Regel mittels PRICAT-Nachricht. Hiermit werden die Preis- und Katalogdaten standardisiert zwischen den Systemen ausgetauscht.

Erfahren Sie mehr über PRICAT in unserem Beitrag „Was ist PRICAT?“

Die Digitalisierung verändert viele Unternehmensbereiche, das gilt auch für die Prozesse der Rechnungserstellung. Gerade in der Buchhaltung werden immer noch viele Arbeitsprozesse manuell bearbeitet. Der Rechnungsausgang/ -ausgang ist dabei sehr zeitintensiv und oft fehleranfällig. Bei der Erstellung einer Rechnung werden in der Regel zunächst die Fakturadaten in einem ERP-System erstellt, diese werden dann zu einer Rechnung verarbeitet, manuell geprüft, verbucht und anschießend (bei Papierrechnungen) kuvertiert, frankiert und per Post versendet bzw. (bei PDF-Rechnungen) per E-Mail verschickt. Wie kann man das optimieren?

Eine Lösung wäre der Einsatz von EDI (Electronic Data Interchange) in der Buchhaltung. Beim EDI-Verfahren werden die Datensätze erzeugt, die die Inhalte strukturiert übertragen (z.B. als EDIFACT INVOIC). So können die Inhalte wie Artikeldetails, Preise, Steuern etc. automatisch zum anderen System übermittelt und dort verarbeitet werden. Eine PDF-Rechnung lässt sich zwar auch elektronisch (per E-Mail) übermitteln, ist allerdings nicht zu 100% automatisiert bearbeitbar (nur wenn eine weitere Software die Werte auf dem PDF erkennen kann).

Beim EDI-Einsatz entfällt außerdem der Versand der Rechnungen per E-Mail oder Post und das spart viel Zeit und Budget. Ein weiterer Vorteil ist, dass auch die Eingangsrechnungen über die Schnittstelle automatisch ohne manuellen Aufwand in das eigene Warenwirtschaftssystem eingelesen und dort verarbeitet werden können. Das Gleiche gilt auch für die Gutschriften etc.

Haben Sie Fragen zum Einsatz von EDI in Ihrem Unternehmen? Sprechen Sie uns an!

Wir haben die Funktionen von WebEDIFACT®™ weiterentwickelt und bieten ab sofort unseren Kunden aus der Automobilindustrie das VDA Global Transport Label Druck (VDA Warenanhänger) nach VDA 4902 und VDA 4994 an.

Der/die EDI Manager(in) plant und integriert den elektronischen Datenaustausch (EDI) in unternehmensinterne und –externe Prozesse. Die Position ist somit oft ein Bindeglied zwischen Fachabteilung, interner IT und externen Dienstleistern.

Zu den Aufgaben gehören Abstimmung und Begleitung des elektronischen Nachrichtenaustausches mit Industrie-/Handelspartnern, ERP/Warenwirtschaftsanbietern und Clearing-Centern. Darunter fällt unter anderem die Analyse von Schnittstellen, das Erstellen von EDI-Schnittstellen-Mappings, die Konfiguration der notwendigen EDI-Workflows, die Erfassung von Anforderungen, Durchführung von Tests, Fehleranalyse sowie Sicherung der Datenqualität.

Welche Kenntnisse sind die Voraussetzung für die Position als EDI-Manager?

Die Position verlangt fundierte IT-Kenntnisse sowie Kenntnisse über EDI-Nachrichtentypen und -Standards wie z.B. EDIFACT, VDA etc., auch in Verbindung mit ERP-Systemen. Erfahrung im IT-Projektmanagement, Verständnis über kaufmännische Geschäftsprozesse sowie Englisch-Kenntnisse sind ebenfalls von Vorteil.

5 Schritte zur erfolgreichen Einführung des elektronischen Datenaustausches (EDI) in Ihrem Unternehmen.

Ihr Geschäftspartner hat Sie auf EDI angesprochen? Um nun Ihre Daten mit dem Geschäftspartner austauschen zu können, muss Ihr ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem mithilfe der gewählten EDI-Lösung die Daten zum Partner schicken bzw. vom Partner empfangen können.

Je nach eingesetzter Lösung (Inhouse-System, SAP, Sage u.a.) werden die Daten aus Ihrem System allerdings nicht in einem standardisierten EDI-Format wie z.B. VDA, EDIFACT, Odette etc. exportiert, sondern müssen noch von einem Inhouse-Format in das partnerspezifische Datenformat umgewandelt werden, bevor sie weitergeschickt werden.

Eine EDI-Schnittstelle dient also dazu, Ihr ERP-System an das EDI Clearing Center (mit dem EDI-Konverter) anzubinden, die die Konvertierung und das reibungslose Übertragen der Daten zwischen den Geschäftspartnern ermöglicht.

Der Einsatz einer internen EDI-Software ist oft sehr kosten- und pflegeintensiv. Mit dem EDI-Outsourcing bekommen Sie dagegen eine kosteneffiziente EDI-Anbindung mit bereits einsatzbereiten EDI-Schnittstellen zu zahlreichen Geschäftspartnern. Lesen Sie mehr über die Vorteile für das EDI-Outsourcing.

Laut Umfrage der Bundesvereinigung Logistik arbeiten 81% der befragten Unternehmen aus der Logistikbranche kaum oder nur zum Teil digital (Quelle). Hier überwiegt immer noch die Kommunikation übers Telefon oder Fax. Die Digitalisierung ist allerdings gerade in der Logistik, wo die Güter schnell von A nach B bewegt werden müssen, ein absolutes Muss. Die wichtigsten Geschäftsprozesse müssen durch die neuen Informationstechnologien miteinander vernetzt und dezentral gesteuert werden, um konkurrenzfähig auf den Märkten zu bleiben.

Die Automatisierung durch den papierlosen Datenaustausch mithilfe von Electronic Data Interchange (EDI) beschleunigt die wichtigen Geschäftsprozesse in der Logistik und ermöglicht den optimalen Informationsfluss zwischen zahlreichen Geschäftspartnern. So werden die wichtigen Bewegnachrichten wie zum Beispiel Lieferavis, Transport- oder Sendungsstatus direkt und vollautomatisch an den Partner übermittelt. Alle Daten werden standardisiert bereitgestellt und übermittelt, ohne dass die Mitarbeiter manuell eingreifen müssen. Langfristig gesehen ermöglicht das dem Logistikunternehmen effizientere Lagerverwaltung, bessere Disposition, Zeitgewinn und Fehlervermeidung bei der Datenerfassung sowie schnellere Reaktion auf Kundenaufträge. Außerdem bringt die Automatisierung und der papierlose Datenaustausch in der Transportkette selbst mehr Transparenz und bessere Planbarkeit (z.B. beim Be- und Entladen).

Das Regelwerk für einen (internationalen) elektronischen Datenaustausch zwischen zwei und mehr Geschäftspartnern und verschiedensten Belegarten (z.B. Lieferschein, Bestellung oder Rechnung) bildet der am weitesten verbreitete EDI-Standard EDIFACT (EDI für Administration, Commerce and Transport). Da dieser Standard branchenübergreifend gilt, wurde mithilfe von Subsets versucht, die branchenspezifische Umsetzung zu unterstützen. Im Bereich Speditionen spricht man somit über EDIFOR (Electronic Data Interchange FORwarding). In seiner letzten Fassung umfasst der EDIFACT-Standard über 200 EDI-Nachrichtenarten. Die EDIFOR Nachrichten basieren auf EDIFACT Standards und werden auf die Anforderungen von Gütersendungen zugeschnitten. Klassische Beispiele sind:

DESADV (Lieferavis) wird vom Lieferanten verschickt und informiert über die bevorstehende Lieferung.
• IFTMIN (Transport-/Speditionsauftrag) wird von einem Lieferanten zum Logistikunternehmen als Transportauftrag übermittelt.
• IFCSUM ist eine Speditions- und Sammelladungsnachricht
• IFTSTA (Transportstatus) übermittelt die Informationen über den Status der Lieferung. Somit bestätigt z.B. der Spediteur dem Auftraggeber die Zustellung der beauftragten Lieferung.

Seit vielen Jahren ist das EDICENTER professioneller Anbieter von Logistik-Lösungen, vor allem auch rund um das Thema „elektronisches Lieferavis“, auch DESADV oder eDelivery genannt.

Ganz gleich, wie Ihr Geschäftspartner (EDI-Partner) das Ding nennt: Lieferavis, despatch advice oder advanced shipping notice (ASN) oder in welchem Format die Daten übertragen werden sollen: EDIFACT DESADV (D.96A, D.01B, …), VDA 4913, ANSI X.12 856 oder XML – wir beraten Sie und setzen das gemeinsam mit Ihnen um!

Das EDI-Outsourcing bezeichnet die Auslagerung von (kompletten) EDI-Prozessen an spezialisierte EDI-Dienstleister. Das primäre Ziel der Unternehmen ist dabei die Kostenreduktion für EDI sowie Beschleunigung der Arbeitsprozesse.

Sowohl bei großen Konzernen, als auch bei kleinen und mittleren Unternehmen ist der Austausch von Dokumenten (Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen) in der Regel mit einem hohen zeitlichen und personellen Aufwand verbunden. Deswegen wird der Einsatz von EDI oft zur Voraussetzung für die Steigerung der Effizienz von Arbeitsprozessen. Eine interne EDI-Software ist allerdings oft zu teuer und zu pflegeintensiv. Das Personal muss geschult werden, die Software benötigt Updates und Weiterentwicklung, die Arbeitsprozesse – kontinuierlichen Support. Darum entscheiden sich immer mehr Unternehmen für das EDI-Outsourcing.

Hier sind die 5 Gründe für das EDI-Outsourcing mit dem EDICENTER:

  • Kostenreduktion: Keine Investitionen in Software/Hardware, Administration und Wartung notwendig. Mit unserem eigenen Rechenzentrum im Haus sowie geschulten EDI-Experten sind wir bestens aufgestellt und bieten Ihnen einen unkomplizierten Einstieg in die EDI-Welt.
  • Weltweites Netzwerk: Das EDICENTER ist Mitglied im EEDIN European EDI Network und bietet seinen Kunden ein optimales EDI-Datennetz weltweit. Anbindung weiterer EDI-Geschäftspartner ist problemlos möglich.
  • Schnelle Integration: Unsere Experten führen die EDI-Integration in Ihrem Unternehmen schnell und kosteneffizient durch. Sie liefern uns Ihre Daten, wir konvertieren diese in das gewünschte Format und kommunizieren mit Ihren Geschäftspartnern. So haben Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft!
  • Langjährige Erfahrung: Über 20 Jahre erfolgreich am Markt mit einer Vielzahl realisierter EDI-Projekte in verschiedenen Branchen.
  • Transparente & kalkulierbare EDI-Kosten: Mit unserer EDI-Flatrate ab 39€ im Monat.