Als FORTRAS – Forschungs- und Entwicklungsgesellschaft für Transportwesen – wird heutzutage ein branchenspezifischer Standard für den elektronischen Datenaustausch in der Logistikbranche bezeichnet.

Die FORTRAS-Nachrichten werden zum Austausch von Daten zwischen den Speditionsunternehmen eingesetzt. Zu den gängigsten Nachrichtentypen gehören:

  • BORD – ein Verladebericht (Speditionsauftrag des Versenders an Spediteur),
  • ENTL – Entladebericht (Information des Warenempfänger an Warenversender),
  • STAT – Statusbericht (Information des Spediteurs an Versender).

Die vergleichbaren Nachrichten im EDIFACT sind entsprechend IFTMIN, RECADV und IFTSTA.

EDI in der Logistik

Gerade in der Logistik mit einer Vielzahl an beteiligten Partnern ist der Einsatz von EDI von großer Bedeutung. Zum einen, um hier ohne manuellen Aufwand die großen Mengen an Informationen schnellstmöglich und fehlerfrei zu verarbeiten, und zum anderen, um einen reibungslosen Datenfluss während der gesamten Lieferkette zu ermöglichen.

Die EDI-Vorteile auf einen Blick:

  • schnellere Reaktionszeiten,
  • Kostenreduktion,
  • mehr Transparenz in der Lagerverwaltung,
  • Reduktion von Fehlerquoten bei der Datenerfassung.

Sie haben Fragen zu EDI?

Das EDICENTER ist seit 22 Jahren der zuverlässige Partner für zahlreiche Unternehmen aus verschiedenen Branchen und kann Ihnen durch das bestehende weltweite Netzwerk an EDI-Partnern eine schnelle und kostengünstige EDI-Anbindung anbieten. Sprechen Sie uns an und wir finden die passende Lösung!

Über das PEPPOL-Netzwerk können zahlreiche Geschäftsdokumente (Belege), wie z.B. Rechnungen, zwischen Unternehmen und öffentlichen Behörden europaweit (und inzwischen) darüber hinaus vollautomatisch elektronisch ausgetauscht werden.

Die PEPPOL-ID (PEPPOL Participant Identifier) dient im PEPPOL-Netzwerk der eindeutigen Identifikation von Netzwerk-Partnern. Mithilfe der Empfänger- bzw. Receiver-ID wird der richtige Server gefunden, an den der Empfänger angeschlossen ist. Das System ist in etwa mit dem Routing im world wide web vergleichbar. Ist es dort der Domain-Name, über den die beteiligten Computersysteme herausfinden, wo auf der Welt der jeweils gesuchte Webserver steht, so nimmt diese Rolle im PEPPOL-Netzwerk die weltweit eindeutige PEPPOL-ID ein.

Aber auch der Sender benötigt eine ID, damit der Empfänger feststellen kann, woher die Nachricht kommt. Sender-ID und Empfänger- bzw. Receiver-ID sind gleich aufgebaut. Jeder Empfänger kann auch als Sender agieren.
Ein Präfix legt fest, welches Nummernsystem (welcher Nummernkreis) verwendet wird. So steht z.B. das Präfix 0088 für die GLN-Nummer oder das Präfix 9930 für die europäische Umsatzsteuer-ID. 0204 steht für die so genannte Leitweg-ID, eine Nummer, mit der deutsche Behörden gekennzeichnet werden. Über die Kombination der von PEPPOL vergebenen Präfixe mit bereits vorhandenen Nummernsystemen ergibt sich dann die gewünschte weltweite Eindeutigkeit.

Beispiele:
9930:DE190439663 = PEPPOL-ID des EDICENTER (Verwendung der Umsatzsteuer-ID)
0068:4035377000007 = PEPPOL-ID des EDICENTER (Verwendung der GLN)
0204:991-14154-78 = PEPPOL-ID der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin
0204:991-07500-58 = PEPPOL-ID des Hauptzollamtes Potsdam

Leitweg-ID‘s dienen speziell dazu, dass elektronische Rechnungen, sogenannte XRechnungen, korrekt an das angeschlossene Freigabesystem der jeweiligen Behörde adressiert werden. Die Weiterleitung erfolgt hier durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE). Jede Leitweg-ID setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen (mit Beispielen in Klammern): Globaladressierung (991), Feinadressierung (14154) und Prüfziffer (78).

Einer der wichtigen Schritte bei der Implementierung von EDI in Ihren Geschäftsprozessen ist die Auswahl des richtigen EDI-Netzwerk-Providers.

In unserer Infografik haben wir für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

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Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen! Sie erreichen uns telefonisch unter der Telefonnummer 0821 24659-0, per E-Mail an info@edicenter.de oder Kontaktformular.

Was ist Supply Chain Management?

Supply Chain Management (SCM) steht für unternehmensübergreifende Planung und Steuerung von Informations-, Waren- und Zahlungsflüssen über die gesamte Lieferkette vom Kunden zum Lieferanten und ist heutzutage viel mehr als nur reine Logistik.

Zu den wichtigsten Aufgaben von SCM zählen:

  • Ausrichtung am Kundenbedarf,
  • Ressourcen- und Kostenoptimierung,
  • Entwicklung einer anpassungsfähigen Lieferkette.

Das bedeutet, dass die Prozesse in erster Linie nach der aktuellen Nachfrage von Endkunden ausgerichtet werden – das bietet mehr Flexibilität in den Beschaffungsprozessen. Die Lieferanten können auf ihrer Seite eine bedarfsorientierte Produktion aufbauen und das senkt Kosten und spart Ressourcen. Ein erfolgreiches Supply Chain Management setzt somit eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit, offene Kommunikation, gesteigerte Reaktionsfähigkeit und klare Prozessregeln voraus. Nur wenn alle Beteiligten ein gemeinsames Ziel verfolgen, können auch so komplexe Lieferketten reibungslos funktionieren.

Welche Rolle spielt EDI im Bereich des Supply Chain Managements?

Die modernen Lieferketten sind von einer komplexen Prozessabwicklung und zahlreichen Partnern geprägt. Ohne den Einsatz des elektronischen Datenaustausches (EDI) wäre eine fehlerfreie Abwicklung gar nicht möglich. Denn Supply Chain Management ist heute nicht nur ein reiner Fluss von Waren vom Lieferanten zum Kunden, sondern auch ein komplexer Informations- und Datenfluss: von der Übermittlung von Produktdaten über die automatisierte Verarbeitung von Bestellungen bis hin zu den Zahlungen. Um hier eine unterbrechungsfreie Kette gewährleisten zu können, müssen alle benötigten Informationen und gegebenenfalls auch kurzfristigen Änderungen schnellstmöglich an alle Beteiligten übermittelt und verarbeitet werden. Das alles wäre mit einer manuellen Bearbeitung nicht realisierbar.

Erfahren Sie hier über die zahlreichen Vorteile der EDI-Anbindung!

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Was ist Order-X?

Order-X ist ein gemeinsamer Standard für elektronische Bestellungen in Deutschland und Frankreich, entwickelt von FeRD und FNFE-MPE. Er soll zukünftig die elektronischen Rechnungsstandards ZUGFeRD und Factur-X ergänzen, um die Digitalisierung von Bestellprozessen zwischen Einkauf und Lieferanten voranzutreiben.

Die Struktur des ORDER-X Standards ist, wie auch bei ZUGFeRD, ein Hybridformat und besteht aus einer lesbaren PDF-Datei und einem XML-Format mit strukturierten Daten, die maschinenlesbar sind.

Der Versand solcher elektronischer Dateien ermöglicht eine schnelle automatisierte Verarbeitung von Bestellungen sowie spart enorm die Kosten und menschliche Ressourcen. Die Lösung sollte branchenübergreifend und international einsetzbar sein.

Weitere Informationen:

ANSI X.12 ist ein branchenübergreifender EDI-Standard mit einer vorwiegenden Verbreitung in den USA und steht für American National Standards Institute Accredited Standards Committee X12.

Die Nachrichtenarten werden im ANSI X.12 als Transaction Sets bezeichnet und teilen sich in sechs Bereiche auf:

  • X12C – Communications & Controls,
  • X12F – Finance,
  • X12I – Transportation,
  • X12J – Technical Assessment,
  • X12M – Supply Chain und
  • X12N – Insurance.

Während im EDIFACT eine sechsstellige Buchstabenreihenfolge zur Benennung der Belegart (message type) verwendet wird z.B. INVOIC, ORDERS etc., werden die ANSI-Nachrichten mit einer dreistelligen Nummer gekennzeichnet.

Überblick über die wichtigsten ANSI X.12 Nachrichtentypen:

  • 850 – Bestellung
  • 810 – Rechnung
  • 820 – Zahlungsavis
  • 830 – Lieferabruf
  • 812 – Gutschrift
  • 846 – Lieferschein
  • 852 – Lagerbestandsbericht
  • 824 – Wareneingangsmeldung

Die Struktur der ANSI-X12-Nachricht besteht aus drei Bereichen: „Header“, „Detail“ und „Summary“. Die 850-Nachricht (Bestellung) liefert uns zum Beispiel Informationen über die Art der Nachricht (also 850), ID, Datum, Rechnungs- und Lieferadresse sowie Anzahl, Preis und GTIN der bestellten Waren.

E-Procurement (elektronische Beschaffung) stellt den Online-Handel im B2B Bereich dar. Damit läuft die Warenbeschaffung großer Unternehmen oder (öffentlichen) Organisationen nicht mehr manuell (per Mail oder Telefon) ab, sondern digital in einem gemeinsamen System. Das E-Procurement-System umfasst also den vollständigen Bestellprozess inklusive der damit verbundenen Abwicklungsschritte wie Freigabe oder Auftragsbestätigung.

Die E-Procurement Systeme unterscheiden sich nach der Art der Nutzer-Anbindung:

  • geschlossene (zwischen zwei Geschäftspartnern),
  • halb offene Systemen (z.B. Portal großer Händler, wo die Kunden seine Waren einkaufen können) und
  • offene (die so genannten Katalogsysteme mit Angeboten verschiedener Händler für verschiedene registrierte Nutzer).

Außerdem erfolgt die Unterteilung nach Betreiber:

  • Sell-Side-Systeme (auf der Lieferantenseite),
  • Buy-Side-Systeme (auf der Beschafferseite)
  • Many-to-Many-Systeme (in Form von elektronischen Marktplätzen).

Die Vorteile von E-Procurement:

  • Standardisierung/Automatisierung von Bestellprozessen und Fehlerreduktion (manuelle Bestellaufgabe mit anschließender Erfassung im eigenen ERP-Programm ist nicht mehr notwendig),
  • geringere Beschaffungszeit (durch die standardisierten digitalen Prozesse gewinnen die Mitarbeiter Zeit für andere Aufgaben),
  • papierlose Bestellabwicklung (reduziert die Kosten und schützt die Umwelt),
  • übersichtliche Einkaufs- bzw. Verkaufsprozesse (die Bestellabwicklung ist zentralisiert und dadurch übersichtlicher für alle Beteiligten),
  • hohe Datenqualität (alle benötigten Informationen, wie z.B. Produktdaten, sind elektronisch erfasst und stehen allen Parteien zur Verfügung).

E-Procurement Vorteile

Die fortschreitende Digitalisierung aller Bereiche führt vermehrt dazu, dass auch kleine Unternehmen ihre Kommunikationsprozesse effizienter ausrichten müssen, um wettbewerbsfähig auf dem Markt bleiben zu können. Die großen Unternehmen wickeln ihren Dokumentenaustausch mit den Lieferanten seit Jahrzehnten elektronisch ab – von der Bestellung bis hin zur Rechnung. Dank WebEDI ist eine EDI-Anbindung auch für die kleinen und mittelständischen Unternehmen möglich. Denn bei geringem Auftragsvolumen besteht bei vielen kleinen Betrieben die Sorge, dass die Kosten für die Einrichtung und Wartung einer EDI-Lösung unverhältnismäßig zu ihrem Nutzen wäre. Deswegen scheuen sich viele, sich mit dem Thema auseinander zu setzen. Die WebEDI-Lösung ermöglicht jedoch den elektronischen Datenaustausch bereits ohne große Investitionen und IT-Kenntnisse.

Was ist WebEDI?

Der Dokumentenaustausch erfolgt bei WebEDI über eine webbasierte Anwendung, z.B. Portal. Diese EDI-Lösung erfordert keinen Eingriff in das eigene ERP-Programm und ist daher nicht nur schnell einsatzbereit, sondern auch kostengünstiger als die anderen Lösungen. Die Daten werden über das WebEDI-Formular manuell erfasst, dort in das gewünschte EDI-Format konvertiert und an den Partner elektronisch übertragen. In andere Richtung funktioniert genauso. Die Daten werden dann in ein „menschenlesbares“ Format umgewandelt und im Portal zur Verfügung gestellt.

Die wichtigsten Vorteile einer WebEDI-Lösung auf einen Blick:

  • schnelle Anbindung
  • einfache Datenerfassung über eine webbasierte Anwendung
  • kostengünstiger Einsatz
  • übersichtliche Handhabung
  • keine IT-Kenntnisse notwendig

Die WebEDI-Lösung vom EDICENTER

Mit unserer speziellen WebEDI Lösung WebEDIFACT bekommen die Kunden eine schnelle, unkomplizierte und ortsunabhängige EDI-Lösung. Sie haben Interesse? Dann sprechen Sie mit uns!

Weitere WebEDIFACT-Informationen finden Sie hier.

Ausführliche Informationen über den Dokumentenaustausch mit EDI bekommen Sie in unserem aktuellen Blogbeitrag.

1. EDI und EDIFACT – das ist doch das Gleiche.

Nein, das ist nicht so. EDI oder Electronic Data Interchange steht für einen elektronischen Austausch von Daten wie Rechnungen, Bestellungen, Preiskatalogen etc. zwischen den Geschäftspartnern. Der Austausch erfolgt in einer strukturierten Form gemäß festgelegter Standards und ermöglicht schnelle Datenverarbeitung ohne manuelle Erfassung. EDIFACT ist dagegen ein von den Vereinten Nationen entwickelter EDI-Nachrichtenstandard, der mittlerweile eine Grundlage für einen branchen- und länderübergreifenden Datenaustausch bildet. Weitere gängige Standards sind z.B. VDA, Odette oder TRADACOMS.

2. Die elektronische Datenübermittlung per EDI ist dasselbe wie der elektronische Versand per E-Mail.

Auch wenn Beides elektronisch erfolgt, ist das jedoch nicht das Gleiche. Beim Dokumentenversand per Mail geht es primär um die Nachrichtenübermittlung von A nach B. Mit EDI wird ein Dokument zwar ebenfalls vom Sender zum Empfänger elektronisch verschickt, hier geht es allerdings speziell darum, dass die geschickten Daten beim Empfänger automatisch in seinem System eingelesen und verarbeitet werden können, ganz ohne manuelle Nacherfassung. Dafür werden die Daten vom EDI-Dienstleister des Senders mithilfe eines EDI-Konverters in die benötigte Dokumentenstruktur des Empfängersystems umgewandelt, damit sie dort richtig interpretiert und ohne Fehler verarbeitet werden.

3. EDI kostet viel Geld.

Hier kommt es ganz darauf an, wie man das betrachtet. Zum einen entscheidet man sich für EDI, um die internen Geschäftsprozesse zu optimieren und zu beschleunigen und auch um die Fehlerquoten, die bei einer manuellen Datenerfassung entstehen, zu reduzieren. Und damit spart man auf die Dauer auch massiv Kosten im täglichen Geschäft, sei es z.B. die hohen Portokosten für den Briefversand der Rechnungen oder die zahlreichen Arbeitsstunden der Mitarbeiter, die die Bestelllisten täglich manuell ins System einpflegen müssen.

Zum anderen gibt es heutzutage unterschiedliche Möglichkeiten, wie man EDI-Anbindung angeht. Es muss nicht immer der Einsatz einer internen teuren Software sein. Viele Unternehmen entscheiden sich heutzutage für eine Outsourcing-Lösung bei einem erfahrenen EDI-Dienstleister. Die kostspieligen Systemwartungen und Aktualisierungen fallen in diesem Fall weg und man profitiert dabei auch von der Erfahrung und dem Netzwerk des EDI-Anbieters (z.B. www.eedin.eu). Die EDI-Kosten sind dabei in der Regel besser planbar, da oft nur nach Anzahl der Geschäftspartner und Nachrichten abgerechnet wird. Für kleinere Unternehmen mit geringem Datenvolumen lohnt es sich unter Umständen, sich nach einer kostengünstigen WebEDI-Lösung umzuschauen, die bereits ohne großen technischen Aufwand schnell einsatzfähig ist.

4. Die Dokumentenarchivierung mit EDI ist nicht möglich.

Die EDI-Archivierung ist mit unserer Unterstützung problemlos möglich. Unsere Kunden können jederzeit einen passenden Service dazu buchen. Dann wird jedes EDI-Dokument parallel zur Verarbeitung (jeweils vor und nach der Konvertierung, also in zwei Formaten) in einem speziellen Archivordner abgespeichert und dem Kunden zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt.

5. Eine EDI-Anbindung ist nicht kurzfristig möglich und dauert Monate.

Hier kommt es immer darauf an, wie individuell die Anforderungen an eine EDI-Anbindung sind. Beim Einsatz von Standard-Formaten ist eine Anbindung schon kurzfristig möglich. Wenn jedoch zahlreiche individuelle Anforderungen umgesetzt werden müssen, kann es schon etwas länger dauern. Denn um eine wartungsfreie EDI-Anbindung anbieten zu können, muss im Voraus auch eine fehlerfreie und gut getestete Schnittstelle aufgesetzt werden, was natürlich mehr Zeit bei den Vorbereitungen erfordert.

Die Start-ups sind innovativ, fortschrittlich und bringen frischen Wind in ihre Branchen. Aber auch innovative Ideen müssen irgendwann dem Kunden präsentiert und von ihm angenommen werden. Laut Umfrage stehen 68% der befragten Start-ups in 2020 vor großen Herausforderungen – gerade im Bereich Vertrieb und Kundengewinnung (Quelle).

Uns erreichen ebenfalls zahlreiche Anfragen von jungen Unternehmern, die oft vor der Herausforderung stehen, ihre Geschäftsprozesse schnell in die Unternehmensprozesse großer und erfahrener Unternehmen zu integrieren, z.B. ihr ERP-System an das des Geschäftspartners anzubinden, um ihre Dokumente lückenlos austauschen zu können. Denn große Unternehmen wickeln ihren Dokumentenaustausch in der Regel nicht mehr manuell, sondern elektronisch ab, z.B. mittels EDI. So wird die Fehlerquote bei der Dateneingabe im Vergleich zur manuellen Eingabe deutlich reduziert und die zahlreichen Verarbeitungsprozesse beschleunigt. Und wenn man sich als Start-up dem Thema EDI-Anbindung frühzeitig stellt und die eigenen internen Prozesse/Systeme darauf vorbereitet, eröffnen sich schnell neue Absatzmöglichkeiten. Der Ausbau der Geschäftsaktivitäten und die Anbindung neuer Vertriebspartner kann somit schneller voranschreiten.

Mit EDI lassen sich alle Arten von Dokumenten und Stammdaten austauschen – vom Produktkatalog bis zur Rechnung. Die jungen Unternehmen können sich dabei entscheiden, ob sie zu einer eigenen internen EDI-Lösung greifen oder auf das EDI-Outsourcing mit erfahrenen Dienstleistern setzen. Außerdem steht für alle Unternehmen mit geringem Datenvolumen auch eine WebEDI-Lösung zur Verfügung.

Warum EDICENTER?

Wir vom EDICENTER sind seit über 20 Jahren auf dem Markt und betreuen verschiedene Kunden aus der Industrie und dem Handel. Auch die Anbindung von Plattformen wie Amazon, Zalando etc. ist mit uns problemlos möglich. Unsere Preise sind transparent und berechnen sich je Anzahl der angebundenen Geschäftspartner sowie Nachrichtentypen. Die Standard-Vertragsleistung gibt es schon zu einem monatlichen Festpreis ab 39 €. Wir unterstützen alle gängigen Übertragungsprotokolle wie X.400, AS2, OFTP2 etc. und kennen uns mit allen EDI-Standards aus. Ihre Daten sind bei uns sicher – wir setzen auf leistungsstarke Server im Rechenzentrum in Augsburg.

Wie schnell können wir starten?

Gemeinsam mit Ihnen definieren wir, welche Partner oder Lieferanten angebunden werden sollen. Anschließend erstellen wir die Testumgebung und die passenden Mappings und nach einer erfolgreichen Testphase launchen wir die gewählte EDI-Lösung. Wenn man dabei die Standard-Formate benutzt, ist man schon nach wenigen Wochen startklar. Bei spezifischen Anforderungen kann es etwas länger dauern, da wir immer auf eine gut ausgetestete und zuverlässige Schnittstelle achten, die dann im Regelbetrieb wartungsfrei laufen soll.

Wurden Sie von Ihrem Geschäftspartner auf das Thema EDI angesprochen?

Unsere Mitarbeiter beantworten Ihnen gerne all Ihre Fragen unter der Telefonummer 0821 24659-0 oder per E-Mail: info@edicenter.de.