Die E-Rechnung betrifft nicht nur Unternehmen in Deutschland. Denn mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde 2014 ein Gesetz verabschiedet, die die elektronische Rechnungstellung bei öffentlichen Aufträgen EU-weit vorschreibt. Zahlreiche Länder haben die Richtlinie bereits umgesetzt und verlangen seit einiger Zeit den Versand von elektronischen Rechnungen. In Italien, Frankreich, Spanien, Polen oder in skandinavischen Ländern ist die E-Rechnung zumindest im öffentlichen Sektor (B2G), aber auch teilweise schon im B2B-Bereich, zur Pflicht geworden.

Das heißt, wenn man als deutsche Firma die Ware oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber im europäischen Ausland verkauft, muss man dem Empfänger auch eine elektronische Rechnung stellen. Dabei müssen die länderspezifischen Anforderungen eingehalten werden.

Wer eine professionelle Unterstützung bei der Übertragung von elektronischen Rechnungen benötigt, ist beim EDICENTER gut aufgehoben. Denn wir sind ein offizielles Peppol-Mitglied und ein certified Peppol Access Point. Unsere Kunden können mit uns also ihre Dokumente nach Peppol-Standards mit den europäischen Behörden schnell und sicher austauschen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Alle Informationen rund um E-Rechnungen haben wir hier zusammengefasst. Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen bei Fragen ebenfalls zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach unter der Telefonnummer +49 (0)821 24659-0 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@edicenter.de.

Zum 1. Juli 2024 wird in Polen die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend. Dies gilt auch für den kommerziellen Bereich (B2B), während es ein vergleichbares System in Deutschland bislang nur für den öffentlichen Bereich (B2G) gibt.

Hier erfahren Sie, was sich hinter KSeF verbirgt, in welchem Format die elektronische Rechnung übermittelt werden soll und von welcher Plattform Sie die Übermittlung vornehmen können.

Was ist KSeF?

KSeF ist die Kurzform für Krjajowy System e-Faktur. Hierbei handelt es sich um ein Datenaustauschsystem, das für die B2B-Rechnungsstellung zum 1. Juli 2024 über das PEF-Portal (Platforma Elektronicznego Fakturowania) eingeführt werden soll. Dieses Datenaustauschsystem ermöglicht den Versand und den Empfang von elektronischen Rechnungen. Darüber hinaus soll es dem Empfänger möglich sein, die elektronisch empfangene Rechnung in sein System einzulesen und weiterzuverarbeiten.

Die elektronisch versandten Rechnungen werden mit einer speziell zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen. Hiermit soll geprüft werden, ob eine elektronische Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Welcher Zeitplan gilt für die Einführung der E-Rechnung?

Für die Einführung der E-Rechnung wurden bereits im Oktober 2021 die ersten vorbereitenden Maßnahmen getroffen. Im Januar 2022 begann die freiwillige Testphase. Zum 1. Juli 2024 wird die elektronische Rechnungsstellung verbindlich für alle Unternehmen mit Sitz in Polen eingeführt.

Welches Format muss für die Übermittlung der elektronischen Rechnung gewählt werden?

Für den elektronischen Datenaustausch – kurz: EDI – muss die E-Rechnung in einem von KSeF vorgegebenem XML-Format versendet werden. Der Datenaustausch erfolgt ausschließlich über das PEF-Portal (Platforma Elektronicznego Fakturownia).

Um den Übergang für die Unternehmen zu erleichtern, die die elektronische Rechnungsstellung in ihrem Unternehmen zwingend implementieren müssen, werden bis auf Weiteres auch Papierrechnungen und elektronisch erstellte Rechnungen in jedem anderen Format akzeptiert.

Von welcher Plattform kann die E-Rechnung übermittelt werden?

Der elektronisch organisierte Rechnungsversand erfolgt ausschließlich über das PEF-Portal. Diese Plattform wurde bereits im Jahr 2019 eingeführt, um den elektronischen Rechnungsversand ab dem 1. Juli 2024 durchführbar zu machen. Dieses System wurde für den Rechnungsversand in Polen konzipiert.

Welche Punkte sind bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung zu beachten?

Damit Sie beim Versand Ihrer E-Rechnung keine Fehler machen, prüfen Sie die Schrittfolge anhand der folgenden Checkliste:

  • Halten Sie sich an die Fristen, die für den Versand der Rechnung vorgesehen sind.
  • Für die Nutzung von KSeF benötigen Sie die elektronische Signatur und das elektronische Siegel. Diese benötigen Sie, um sich in dem System authentifizieren zu können.
  • Bereiten Sie alle Mitarbeiter auf die KSeF-Systematik vor. Dies betrifft nicht nur den Bereich Buchhaltung. Über EDI müssen Sie z. B. auch mit Ihrem IT-Support und Ihrer logistischen Abteilung sprechen.
  • Kontrollieren Sie alle Prozesse, die sich auf die Rechnungsstellung beziehen.
  • Analysieren Sie die Tools, die Sie für den elektronischen Rechnungsversand einsetzen.

Wer ist zur Übermittlung der E-Rechnung verpflichtet?

Vom elektronischen Rechnungsversand sind alle Unternehmen betroffen, die in Polen mit ihrem Firmensitz ansässig sind.

Sie profitieren u. a. von den folgenden Vorteilen:

  • Der unternehmensinterne Informationsaustausch wird optimiert. So ist es dem Unternehmen möglich, schneller Zugang zu wichtigen Dokumenten zu bekommen.
  • Durch die Standardisierung der Rechnungsstellung im vorgeschriebenen KSeF-XML-Format ist jede elektronische Rechnung besser vor Manipulation und Zerstörung geschützt.
  • Die Rechnungsstellung erfolgt automatisiert. Hierdurch können viele Fehler vermieden werden.
  • Steuerliche Kontrollen können optimiert werden. Hierdurch wird das gesamte Besteuerungsverfahren beschleunigt.

Sie haben Fragen zur E-Rechnung? Dann rufen Sie uns unter 0821-246590 an oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de.

Über das PEPPOL-Netzwerk können zahlreiche Geschäftsdokumente (Belege), wie z.B. Rechnungen, zwischen Unternehmen und öffentlichen Behörden europaweit (und inzwischen) darüber hinaus vollautomatisch elektronisch ausgetauscht werden.

Die PEPPOL-ID (PEPPOL Participant Identifier) dient im PEPPOL-Netzwerk der eindeutigen Identifikation von Netzwerk-Partnern. Mithilfe der Empfänger- bzw. Receiver-ID wird der richtige Server gefunden, an den der Empfänger angeschlossen ist. Das System ist in etwa mit dem Routing im world wide web vergleichbar. Ist es dort der Domain-Name, über den die beteiligten Computersysteme herausfinden, wo auf der Welt der jeweils gesuchte Webserver steht, so nimmt diese Rolle im PEPPOL-Netzwerk die weltweit eindeutige PEPPOL-ID ein.

Aber auch der Sender benötigt eine ID, damit der Empfänger feststellen kann, woher die Nachricht kommt. Sender-ID und Empfänger- bzw. Receiver-ID sind gleich aufgebaut. Jeder Empfänger kann auch als Sender agieren.
Ein Präfix legt fest, welches Nummernsystem (welcher Nummernkreis) verwendet wird. So steht z.B. das Präfix 0088 für die GLN-Nummer oder das Präfix 9930 für die europäische Umsatzsteuer-ID. 0204 steht für die so genannte Leitweg-ID, eine Nummer, mit der deutsche Behörden gekennzeichnet werden. Über die Kombination der von PEPPOL vergebenen Präfixe mit bereits vorhandenen Nummernsystemen ergibt sich dann die gewünschte weltweite Eindeutigkeit.

Beispiele:
9930:DE190439663 = PEPPOL-ID des EDICENTER (Verwendung der Umsatzsteuer-ID)
0068:4035377000007 = PEPPOL-ID des EDICENTER (Verwendung der GLN)
0204:991-14154-78 = PEPPOL-ID der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin
0204:991-07500-58 = PEPPOL-ID des Hauptzollamtes Potsdam

Leitweg-ID‘s dienen speziell dazu, dass elektronische Rechnungen, sogenannte XRechnungen, korrekt an das angeschlossene Freigabesystem der jeweiligen Behörde adressiert werden. Die Weiterleitung erfolgt hier durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE). Jede Leitweg-ID setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen (mit Beispielen in Klammern): Globaladressierung (991), Feinadressierung (14154) und Prüfziffer (78).

 

Ab Januar 2025 soll die E-Rechnung für B2B-Umsätze kommen

Eine Zeit lang wurde das Thema E-Rechnung in Deutschland intensiv diskutiert, doch in den vergangenen Jahren gab es viele dringendere Probleme, sodass es in Vergessenheit geriet. Jetzt stehen einheitliche E-Rechnungen wieder auf der To-do-Liste des Bundesfinanzministeriums: Das möchte zum 1. Januar 2025 eine E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze im Inland vorschlagen. Geplant ist, dass ein Unternehmen für alle Leistungen an ein anderes Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellt, wenn die Leistungen in Deutschland steuerpflichtig sind und der Unternehmer, der sie erbracht hat, im Inland wohnt bzw. seinen Sitz hat.

Gleichzeitig plant das Bundesfinanzministerium, die Definition für elektronische Rechnungen zu überarbeiten und neu zu formulieren. Der Wortlaut orientiert sich an einem ViDA-Vorschlag (ViDA – VAT in the Digital-Age).

Demnach sollen künftig nur noch jene Rechnungen gelten, auf die die Norm CEN 16931 angewendet werden kann (Richtlinie 2014/55/EU). Ausnahmen für die E-Rechnungspflicht sind nicht vorgesehen. Dass es tatsächlich so weit kommt und keine Ausnahmen gelten werden, ist allerdings eher unwahrscheinlich. Es gibt zahlreiche offene Fragen. Zum Beispiel ist noch nicht geklärt, ob die E-Rechnung auch für Kleinstbeträge gelten soll. Gerade hierzu gibt es unterschiedliche Meinungen. Auch andere Punkte sind derzeit offen, allen voran die Frage nach einer zeitlichen Staffelung für die Einführung der neuen Regelung. Viele Unternehmer und Unternehmerinnen wünschen sich eine Übergangsfrist.

Aktuell werden zwei Varianten diskutiert:

  1. Je nach Größe des Unternehmens wäre einer Übergangsfrist sinnvoll. In dieser Zeit hätten beispielsweise kleine und mittlere Unternehmen noch für einen gewissen Zeitraum die Möglichkeit, dem Empfang von elektronischen Rechnungen zu widersprechen.
  2. Es wäre auch denkbar, die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen erst ab einem bestimmten Betrag einzuführen.

Die E-Rechnung ist nur der Beginn einer Reihe von geplanten Veränderungen im Rahmen eines transaktionsbezogenen Meldesystems. Denn das Bundesfinanzministerium plant außerdem, künftig nur noch mit einem elektronischen Meldesystem zu arbeiten. Dieses soll für nationale ebenso wie für internationale B2B-Umsätze gelten und soll den bürokratischen Aufwand deutlich reduzieren. Zeitliche Aussagen hierzu existieren noch nicht.

Kommt es zu solch einem einheitlichen, transaktionsbezogenen Meldesystem, müssen Unternehmen nicht die komplette elektronische Rechnung ans Finanzamt übermitteln, sondern nur bestimmte Daten.

Für Unternehmen, die in Deutschland steuerpflichtig sind und B2B Umsätze erbringen, ist es auf jeden Fall sinnvoll, sich bereits jetzt mit dem Thema elektronische Rechnungen auseinanderzusetzen, denn sie werden kommen.

Die Unternehmen, die täglich mit vielen Handelspartnern zusammenarbeiten, kommen früher oder später mit dem Thema EDI in Berührung. Zum einen ist ein reibungsloser und schneller Datenaustausch in Zeiten von Globalisierung von Märkten und einer zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsbereichen ohne Automatisierung kaum realisierbar. Zum anderen setzen mittlerweile viele eine EDI-Fähigkeit des Geschäftspartners voraus.

Ihr Geschäftspartner hat Sie auf EDI angesprochen? Um Ihre Daten wie z.B. Bestellung, Lieferavis oder Rechnung mit dem Geschäftspartner austauschen zu können, muss Ihr ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem mithilfe der gewählten EDI-Lösung die Daten zum Partner schicken bzw. vom Partner empfangen können.

Je nach eingesetzter ERP-Lösung (Inhouse-System, SAP, Sage u.a.) werden die Daten aus Ihrem System allerdings nicht in einem standardisierten EDI-Format wie z.B. VDA, EDIFACT, Odette etc. exportiert, sondern müssen noch von Ihrem Inhouse-Format in das festgelegte partnerspezifische Datenformat umgewandelt werden, bevor sie weitergeschickt werden.

Eine EDI-Schnittstelle dient also dazu, Ihr ERP-System an das EDI Clearing Center (mit dem EDI-Konverter) anzubinden, das die Datenkonvertierung und das reibungslose Übertragen zwischen den Geschäftspartnern ermöglicht.

EDI-Schnittstelle: Verbindung zu verschiedenen ERP-Systemen

Um Ihre Geschäftsdaten zwischen zwei ERP-Systemen zu versenden oder zu empfangen, wird also eine EDI-Schnittstelle benötigt, die sich um die Verarbeitung der Daten kümmert.

Wir haben bereits zahlreiche Kundenprojekte mit folgenden ERP-Systemen umgesetzt und können auch Sie bei Ihrer EDI-Anbindung unterstützen:

  • GDI Business-Line
  • Microsoft Dynamics 365 Business Central (Navision)
  • PPS::Plus Kunststoff
  • proALPHA ERP
  • Sage
  • SAP BusinessOne
  • SAP S/4HANA mit IDoc
  • REST API für Xentral, weclapp und andere Cloud-ERP-Systeme

Vorteile einer EDI-Schnittstelle

Eine EDI-Schnittstelle sorgt für eine nahtlose Anbindung des EDI-Systems an Ihr ERP und/oder Ihre E-Commerce-Lösung, ermöglicht einen lückenlosen Austausch von Daten zwischen den Systemen (auch in Echtzeit, z.B. per REST API) und reduziert deutlich die Fehlerquote bei der Datenerfassung. Der Schritt zu einer EDI-Integration eröffnet außerdem neue Geschäftsmöglichkeiten – sei es die Gewinnung neuer Handelspartner oder der Warenvertrieb auf neuen Plattformen.

EDI-Schnittstelle

Marketplace-Integration mit dem EDICENTER

Und wenn Sie demnächst eine Marketplace-Integration planen, dann lesen Sie hier mehr über die API-Schnittstellen und unseren Service bei der Marketplace-Anbindung.

Der Einsatz einer internen EDI-Software ist oft sehr kosten- und pflegeintensiv. Mit dem EDI-Outsourcing bekommen Sie dagegen eine kosteneffiziente EDI-Anbindung mit bereits einsatzbereiten EDI-Schnittstellen zu zahlreichen Geschäftspartnern. Lesen Sie mehr über die Vorteile des EDI-Outsourcing.

Hier erfahren Sie alles, was Sie über die EDI-Anbindung wissen wollen.

UBL steht als Abkürzung für Universal Business Language und ist eine Sammlung von standardisierten XML-basierten Geschäftsdokumenten, die 2003 von OASIS (Organisation zur Förderung von Standards für strukturierte Informationen) entwickelt wurde.

Am häufigsten wird UBL in folgenden Bereichen eingesetzt: elektronische Beschaffung, internationaler Handel und Transport, zum Beispiel für die Rechnungserstellung oder Bestellformulare, Übermittlung von Preislisten oder Produktkatalogen. Breite Anwendung bekam UBL auch als empfohlener Dokumentenstandard zum Datenaustausch über PEPPOL.

Übrigens: Auch das EDICENTER ist Certified Peppol Service Provider.

Technisch gesehen verwendet UBL eine XML-Struktur für die Datenübertragung. Das ermöglicht den Nutzern, ihre Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine etc. als strukturierte Daten automatisiert an andere Nutzer zu übergeben und dort verarbeiten zu lassen.

Die Vorteile der Verwendung von UBL im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung liegen somit auf der Hand. Sie können zum Beispiel Ihre Geschäftsprozesse leicht vereinfachen und automatisieren, die Bearbeitungszeit und die Fehlerquoten im Vergleich zur manuellen Verarbeitung deutlich reduzieren sowie auch die festgelegten gesetzlichen Anforderungen für die Rechnungsstellung einhalten.

Haben Sie Fragen zur Verwendung von UBL oder elektronischen Rechnungsstellung? Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Brasilien gehört neben Mexiko und Chile zu einem den größten Ausstellern von E-Invoice in Lateinamerika. Aber auch weltweit ist es Vorreiter bei der Einführung des Modells. Denn bereits 2005 hat das Land die Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtend eingeführt, die seitdem den Behörden nicht nur eine genauere Kontrolle der finanziellen Transaktionen ermöglicht, sondern auch zur Bekämpfung des Steuerbetruges eingesetzt wird.

In Brasilien sind bereits alle Steuerzahler zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Je nach Art des zur Abrechnung stehenden Objektes existieren verschiedene Rechnungsformate, z.B. für den Transport – CT-e, für die Dienstleistungen – NFS-e, für die Waren – NF-e, für die Stromversorgung – NF3e etc. Diese Dokumente müssen nach dem brasilianischen Steuerrecht fünf Jahre elektronisch archiviert werden.

Das Besondere ist dabei, dass die Unternehmen bereits vor dem Produktversand (für NF-e und CT-e) die Ware bei der zuständigen Steuerbehörde deklarieren müssen, um dafür einen Autorisierungscode zu erhalten, der dann auf der E-Rechnung sichtbar aufgedruckt werden muss. Außerdem wird eine menschenlesbare PDF-Version davon benötigt, die als Begleitdokument für den Warenversand dienen soll. Im Anschluss muss noch der Warenempfänger der Steuerbehörde den Erhalt der Ware bestätigen. Eine Besonderheit gibt es bei Dienstleistungen: Anders als bei Waren übernimmt hier die jeweilige Gemeinde (Prefeitura) die steuerliche Kontrolle.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Rufen Sie uns einfach unter der Telefonnummer +49 (0)821 24659-0 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@edicenter.de.

Können Sie auch alle unsere Geschäftspartner anbinden?

In den letzten 25 Jahren konnten wir bereits zahlreiche EDI-Anbindungen realisieren und verfügen heute über ein breites EDI-Partner-Netzwerk. Egal aus welchem Bereich oder Land Ihr Geschäftspartner kommt oder was für ein EDI-Format Sie benötigen – wir verbinden jeden. Hier finden Sie eine kleine Auswahl an realisierten Projekten.

Können Sie unsere elektronische Rechnung auch an ausländische Behörden schicken?

Ja, das ist möglich. Wir sind ein offizielles Peppol-Mitglied und ein certified Peppol Access Point. Unsere Kunden können über uns ihre Dokumente nach Peppol-Standards mit den jeweiligen Behörden national, aber auch europaweit, schnell und sicher austauschen.

Wir verkaufen auf dem Online-Marktplatz und benötigen eine API-Anbindung, um unsere Daten austauschen zu können? Können Sie uns dabei unterstützen?

Ja, das ist mit unserem RAFE-Konzept realisierbar. REST API for EDI (kurz RAFE) ist ein Konzept, dass Ihnen die volle Integration der immer populärer werdenden Webservices in Ihre EDI-Prozesse ermöglicht. Sie kommunizieren also nicht mit zig Webservern Ihrer Kunden, die alle ganz unterschiedlich ticken, sondern ausschließlich mit dem EDICENTER. Der Rest läuft dann im Hintergrund, in unserem Rechenzentrum.

Wir benötigen eine digitale Signatur unserer EDIFACT-INVOIC Nachricht für Spanien. Können Sie das?

Bereits seit 2014 bieten wir unseren Kunden die digitalen Signaturen von EDIFACT-INVOIC für spanische Rechnungsempfänger, z.B. Carrefour etc.

Haben Sie Fragen zur EDI-Anbindung? Möchten Sie mehr über unser EDI-Partner-Netzwerk erfahren? Dann rufen Sie uns unter 0821 24659-0 an oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de.

Unsere EDI-Archivierung können Sie als optionale Leistung zur monatlichen Flatrate dazubuchen.

Funktionsweise

Wir richten auf unserem (S)FTP-Server einen Ordner „ARCHIV“ ein. Jedes Mal, wenn wir in Ihrem Auftrag eine EDIFACT-Datei (oder ein anderes Format) erzeugen, übermitteln wir diese nicht nur Ihrem EDI-Partner, sondern stellen sie auch für Sie zur Abholung bereit (Ordner ARCHIV/OUT).

Analog verfahren wir mit allen Dateien, die wir in Ihrem Namen empfangen: Wir konvertieren sie wie gewohnt, legen aber parallel dazu die unveränderte Original-Datei, also so wie wir sie von Ihrem EDI-Partner übermittelt erhalten haben, im Ordner ARCHIV/IN zur Abholung bereit.

Ihre Aufgabe ist es nun lediglich, diese Archiv-Daten von unserem Server täglich herunterzuladen (z.B. mit dem EDI-Connector) und sie in Ihrem Hause aufzubewahren. Eine längere Aufbewahrung im Hause EDICENTER findet nicht statt! Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst und löschen alle Ihre EDI-Dateien in der Regel innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen.

Die Archivierung können Sie grundsätzlich nur für alle Ihre EDI-Partner bestellen, also nicht für einzelne. Die Monatsgebühr variiert deshalb mit der Anzahl Ihrer EDI-Partner und passt sich bei der Registrierung neuer oder der Kündigung bestehender Partner automatisch entsprechend nach oben oder unten an.

Gesetzliche Grundlagen

Zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente gibt es eine Reihe einschlägiger gesetzlicher Bestimmungen, so z.B. die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung (RSVO), die Schweizer Mehrwertsteuerverordnung oder das deutsche Umsatzsteuergesetz samt den Ausführungsbestimmungen der GoBD (früher GDPdU). Wir können und wollen an dieser Stelle keinen allgemein gültigen Rat geben, welche rechtlichen (und damit auch technischen) Anforderungen in Ihrem konkreten Fall für die Aufbewahrung der Belege zu erfüllen sind. Bitte stimmen Sie das in jedem Fall mit Ihren Steuerberatern bzw. den für Sie zuständigen Behörden ab. Das EDICENTER stellt Ihnen die Daten zur Verfügung, die korrekte Aufbewahrung unterliegt Ihrer Verantwortung.

Nicht nur für den Steuerprüfer!

Damit Sie mit den archivierten EDIFACT-Dateien auch etwas anfangen können, haben wir für Sie den pfiffigen INVOIC-Viewer entwickelt. Unsere EDI-Archiv-Kunden bekommen ihn kostenlos zur Verfügung gestellt.

Option: Revisionssicheres Archivieren

Wenn Sie die in Ihrem Hause aufbewahrten EDI-Dateien professionell archivieren, sie also nicht nur auf Ihrer Festplatte ablegen, sondern revisionssicher speichern und mit vielfältigen Such- und Verknüpfungsmöglichkeiten versehen möchten, benötigen Sie eine entsprechende Hard- und Software, auch Dokumentenarchiv genannt.