Das aufregende Jahr 2020 ist nun zu Ende, das neue ist nicht weniger spannend. Die Digitalisierung ist in aller Munde und mittlerweile ist kaum mehr ein Bereich davon nicht betroffen. Eine schnelle Umstellung von offline auf online verlangt viele Ressourcen. Daher ist die Automatisierung von Prozessen in einem Unternehmen, z.B. in der täglichen Warenbeschaffung, Buchhaltung etc., unabdingbar und spart nicht nur die kostbare Arbeitszeit, sondern auch viele Kosten.

Informationsfluss in der Beschaffung, unterstützt durch EDI

Die Beschaffung im Handel wäre mit dem hohen täglichen Bestellvolumen ohne automatisierten Datenaustausch heutzutage nicht mehr vorstellbar. Die manuelle Erfassung ist an dieser Stelle zu fehleranfällig und kostenintensiv. Deswegen ist der elektronische Datenaustausch (EDI) in den Beschaffungsprozessen schon seit langer Zeit zum Standard geworden.

Der Lieferant kann mithilfe von EDI seine Produktinformationen wie Artikelstammdaten, Preise etc. an das System seiner Kunden übermitteln (z.B. in Form eines Preiskataloges – PRICAT), die dort dann standardisiert zu Stammdaten übernommen werden. Die Produktinformationen werden dabei kodiert übertragen und mit einer eindeutigen Kennung wie z.B. der GTIN gekennzeichnet. Der Kunde gibt auf der Grundlage dieser Daten über sein ERP-System eine Bestellung beim Lieferanten ab (ORDERS). Seine Firmendaten wie Adresse, Lieferanschrift etc. sind ebenfalls kodiert und mit einer GLN-Nummer fest zuordenbar. Mit einer Bestellbestätigung (ORDRSP) bestätigt anschließend der Lieferant dem Kunden den Eingang seiner Bestellung und mit einem Lieferavis (DESADV) später den Warenversand. Die entsprechende Rechnung muss ebenfalls nicht manuell verschickt und erfasst werden, sondern wird mit Hilfe einer INVOIC übermittelt und automatisch bearbeitet. So erfolgt der Informationsfluss zwischen zwei Geschäftspartnern völlig automatisiert und ohne zeitaufwändige manuelle Erfassung.

Warum brauchen Sie einen EDI-Dienstleister?

Wenn schon mein System die Dokumente selbst erzeugen kann, warum kann ich diese nicht einfach selbst an meinen Partner schicken?.. Auf dem Markt gibt es zahlreiche ERP-Systeme. Sie können zwar Ihre Dokumente wie Rechnungen, Bestellbestätigungen usw. selbst über Ihr System erzeugen, um diese aber automatisiert im System Ihres Handelspartners zu verarbeiten, benötigt man einen Konverter. Denn fast jedes System arbeitet mit eigenständigen Dokumentenformaten , die nicht einfach mit jedem anderen System ausgetauscht werden können. Ein EDI-Konverter bereitet also Ihr erzeugtes Inhouse-Format partnerspezifisch auf und schickt es dann weiter. Mehr über EDI-Konverter erfahren Sie hier.

Sie haben Interesse, Ihre Geschäftspartner an Ihr ERP-System anzubinden? Dann sprechen Sie mit uns! Wir bieten die individuelle Lösung auch für Ihr Unternehmen an.

Welche Unternehmen müssen XRechnungen versenden?

  • Alle Unternehmen, die Aufträge von der öffentlichen Hand erhalten.
  • Ab dem 27. November dürfen Unternehmen Ihre Rechnungen nur in dem neuen Format stellen.
  • Die Umsetzung unterscheidet sich auf Länderebene

Vorteile:

  • Elektronische Rechnungen sparen Zeit, Platz und Geld.
  • Eine elektronische Rechnung ist schneller erstellt und verschickt als Papierrechnungen.
  • Die Rechnungen sind schneller beim Kunden und können daher früher zahlen.
  • Die Archivierung spart Platz sowie Kosten.

Nachteile:

  • Anfangs hoher Aufwand/ Kosten für die Einführung und die Umstellung. Unternehmen sollten genau prüfen, ob sich dieser Aufwand lohnt.

PEPPOL:

EDICENTER ist ein offizielles PEPPOL-Mitglied (Pan-European Public Procurement OnLine).

PEPPOL ist ein Konsortium mit 17 Partnern. (11 EU-Länder: Dänemark, Deutschland, Griechenland, Finnland, Frankreich, Norwegen, Italien, Österreich, Schweden, Großbritannien und Portugal)

  • PEPPOL ermöglicht Handelspartnern den Austausch standardbasierter elektronischer Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk.
  • PEPPOL-Zugangspunkte verbinden Benutzer mit dem PEPPOL-Netzwerk und tauschen elektronische Daten auf der Grundlage der PEPPOL-Spezifikation aus.
  • Lieferanten und Käufer können Ihren bevorzugten Anbieter wählen, um mit allen PEPPOL-Teilnehmern Daten auszutauschen.
  • Technisch basiert PEPPOL auf dem „Vier-Ecken-Modell

Wozu?

XRechnung wird über das PEPPOL-Netzwerk verarbeitet.

  • XRechnung soll den Austausch mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen.
  • XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, der Standard wurde von Expertinnen und Experten aus Bund, Länder und Kommunen entwickelt.

Übertragungskanäle:

Der Bund stellt einen einheitlichen elektronischen Eingangsweg für E-Rechnungen. Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes.

Übertragung per E-Mail:

  • Voraussetzung für die E-Mail-Übertragung ist die sogenannte Leitweg-Identifikationsnummer. Die Leitweg-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Kennungsnummer. Sie ermöglicht eine genaue Adressierung einer Rechnung.

Übertragung per Webservice:

  • Es besteht die Möglichkeit zum Rechnungsversand via Webservice und Übertragung über das PEPPOL-Netzwerk. Vorteile sind die Empfangsbestätigungen bzw. Fehlermeldungen.

Upload:

  • Eine Rechnung gemäß EU-Norm kann ins Portal hochgeladen werden. Voraussetzungen sind die Registrierung sowie Freischaltung.

Der Bund stellt einen einheitlichen elektronischen Eingangsweg für E-Rechnungen. Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes.

Übertragung per E-Mail:

Voraussetzung für die E-Mail Übertragung ist die sogenannte Leitweg-Identifikationsnummer. Die Leitweg-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Kennungsnummer. Sie ermöglicht eine genaue Adressierung einer  Rechnung.

Übertragung per Webservice:

Es besteht die Möglichkeit zum Rechnungsversand via Webservice und Übertragung über das PEPPOL-Netzwerk. Vorteile sind die Empfangsbestätigungen bzw. Fehlermeldungen.

Upload:

Eine Rechnung gemäß EU-Norm kann ins Portal hochgeladen werden. Voraussetzungen sind die Registrierung sowie Freischaltung.

EDICENTER ist ein offizielles PEPPOL-Mitglied (Pan-European Public Procurement OnLine).

PEPPOL ist ein Konsortium mit 17 Partnern. (11 EU-Länder: Dänemark, Deutschland, Griechenland, Finnland, Frankreich, Norwegen, Italien, Österreich, Schweden, Großbritannien und Portugal)

  • PEPPOL ermöglicht Handelspartnern den Austausch standardbasierter elektronischer Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk.
  • PEPPOL-Zugangspunkte verbinden Benutzer mit dem PEPPOL-Netzwerk und tauschen elektronische Daten auf der Grundlage der PEPPOL-Spezifikation aus.
  • Lieferanten und Käufer können Ihren bevorzugten Anbieter wählen, um mit allen PEPPOL-Teilnehmern Daten auszutauschen.
  • Technisch basiert PEPPOL auf dem „Vier-Ecken-Modell

Wozu?

XRechnung wird über das PEPPOL-Netzwerk verarbeitet.

  • XRechnung soll den Austausch mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen.
  • XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, der Standard wurde von Expertinnen und Experten aus Bund, Länder und Kommunen entwickelt.
  • Ab welchem Zeitpunkt? Der Stichtag ist der 27.11.2019.

Das EDI Center kann zuversichtlich und stolz berichten, dass wir ein offizielles Peppol-Mitglied sowie ein certified Access Point sind.

Das EDICENTER begrüsst eine neue Kollegin, ab sofort verstärkt die neue Kollegin das Team im Bereich Entwicklung bzw. Mappings.

Die Servererweiterung befindet sich nun seit ca. 2 Wochen im Live-Betrieb. Aufgrund einer intensiven Vorbereitung/Planung lief die Servererweiterung wie geplant reibungslos. Risiken wurden frühzeitig erkannt und durch Gegenmaßnahmen reduziert bzw. entfernt.

Die automatisierte Warenbeschaffung in der Automobilbranche ist komplex, umfangreich und wichtig, um reibungslose Prozesse in der Fertigung sicher zu stellen. Daher wird der ganze Belieferungsprozess in der Automobilindustrie mit EDI unterstützt. Denn EDI bietet die effiziente und schnelle Möglichkeit zum Austausch zwischen den Partnern. Der Datenaustausch basiert auf EDIFACT, VDA und ANSI X12 (in der USA).

Horizont 2020 ist ein Förderungsprogramm der Europäischen Union. Durch Förderung der Forschung und Innovation soll eine wettbewerbsfähige Wirtschaft aufgebaut werden. Die Struktur des Förderungsprogrammes enthält drei Schwerpunkte:

Gesellschaftliche Herausforderungen: Klimawandel, demographischer Wandel etc.

Führende Rolle der Industrie: Industrielle Forschung und Entwicklung, Förderung der Schlüsseltechnologien.

Wissenschaftsexzellenz: Bessere Vernetzung von Wissenschaftler/Forscher, sowie den „Forschungsaufenthalt“ in anderen Staaten.

Die Struktur von AS4 basiert auf AS2 und ebMS 3.0. Das Protokoll AS4 wurde von der Organisation OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) entwickelt.

AS4 ist im Aufbau bzw. der Struktur AS2 sehr ähnlich. Alle Vorteile von AS2 wurden eingespielt. Der große Unterschied zu AS2 ist, dass AS4  Webservice fähig ist. AS4 ist dauerhaft aktiv und kann die Nachrichten durch den Empfänger abholen.