Welche EDI-Lösungen stehen mir zur Verfügung und was ist am besten für mein Unternehmen? Das sind Fragen, die wir sehr oft von unseren Interessenten gestellt bekommen.

Im Prinzip stehen Ihrem Unternehmen drei EDI-Lösungen zur Verfügung: Eigenbetrieb mit EDI-Software, WebEDI und EDI-Outsourcing.

Beim Eigenbetrieb behält man die volle Kontrolle über die Daten und auch die Anpassungen am System sind in der Regel kurzfristig möglich. Diese Lösung ist kosten- und pflegeintensiv und eignet sich vor allem für große Unternehmen mit hohem Belegvolumen sowie ausreichenden Kapazitäten für die interne Verwaltung des EDI-Systems.

Bei der WebEDI-Lösung steht dem Nutzer eine webbasierte Anwendung (z.B. Portal) zur Verfügung, über die der Datenaustausch stattfindet. Sie erfordert keinen Eingriff in das eigene ERP-Programm, ist somit schnell einsatzbereit und kostengünstiger als die anderen Lösungen. Die Eingabe von Daten erfolgt hier allerdings manuell, deshalb eignet sich diese Lösung vor allem für Unternehmen mit geringem EDI-Transaktionsvolumen. Beim EDI-Outsourcing liefert der Kunde die Daten an den EDI-Dienstleister und er übernimmt die Kommunikation mit dem Geschäftspartner (z.B. Konvertierung der Daten in das richtige Format, Datenübermittlung an den Geschäftspartner etc.). Diese Lösung eignet sich für Unternehmen, die die Verwaltung von EDI-Prozessen auslagern wollen. Die aufwendige Pflege und Wartung von EDI-Systemen entfällt und man profitiert von der Erfahrung des EDI-Dienstleisters und seinem Netzwerk an EDI-Partnern, was in der Regel die schnelle Anbindung neuer Geschäftspartner ermöglicht.

Digitalisierung, Internet of Things (IoT), künstliche Intelligenz, Blockchain… um nur ein paar Begriffe zu nennen, die uns seit ein paar Jahren begleiten. Die Unternehmen stehen aktuell vor großen Herausforderungen, ihre Prozesse effektiv zu digitalisieren und zu vernetzen, sei es in der Herstellung, Beschaffung, Logistik oder Buchhaltung. Die Situationen, wo Roboter eigenständig in Hallen produzieren und Ware digital nachfordern oder Maschinen, die riesige Datenmengen untereinander austauschen und automatisch verarbeiten, sind keine Seltenheit mehr. Die Unternehmen, die die Digitalisierung jetzt verschlafen, bleiben schnell auf der Strecke.

Schicken Sie Ihre Rechnungen immer noch per Post?

Gerade in Bereichen, wo regelmäßig viele Dokumente (Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise etc.) zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden, ist das Thema des elektronischen Datenaustausches seit Jahren sehr präsent. Denn im Vergleich zum manuellen Erfassen von Daten spart EDI nicht nur Zeit und Geld, sondern reduziert auch gleichzeitig die Fehlerquote und beschleunigt die Arbeitsprozesse. In vielen Branchen (z.B. Automotive oder Retail) ist der Dokumentenaustausch fast nur noch ausschließlich elektronisch möglich, da die Prozesse wie Beschaffung oder Logistik dort sehr komplex sind und punktgenaue Organisation erfordern, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Begleitet durch eine Vielzahl von Lieferanten wäre das manuelle Erfassen von (Papier-)Belegen auch kaum möglich.

Das EDICENTER ist der EDI Full-Service-Anbieter mit mehr als 22 Jahren Erfahrung in EDI für alle Branchen. Wir unterstützen Sie gerne bei EDI-Integrationen, Migrationen und Lieferantenanbindungen. Kontaktieren Sie uns und wir finden die passende EDI-Lösung auch für Ihr Unternehmen.

Das Jahr 2019 neigt sich langsam dem Ende zu und wir sind schon gespannt, welche Entwicklungen uns nun im neuen Jahr erwarten. Wir freuen uns, auch 2020 vielen Unternehmen im Bereich EDI mit unserer Expertise unterstützen zu dürfen.

Das gesamte EDICENTER-Team wünscht Ihnen besinnliche Weihnachtsfeiertage und ein erfolgreiches neues Jahr 2020!

Dass der elektronische Datenaustausch viel Zeit und Geld spart, ist mittlerweile bekannt. Trotzdem bearbeiten viele Geschäftspartner ihre Rechnungen, Bestellungen etc. immer noch manuell. Vor allem viele kleine Unternehmen haben Schwierigkeiten, EDI in ihren Geschäftsprozessen zu implementieren, sei es aufgrund von fehlenden IT-Ressourcen, Fachwissen oder hohen Investitionen in EDI-Systeme. Die Kunden, die ihre Beschaffungsprozesse, Buchhaltung etc. automatisiert haben, verlangen allerdings heutzutage auch von kleinen Lieferanten die EDI-Fähigkeit. Was tun also?

Gerade für solche Situationen haben wir ein Produkt im Portfolio, das die Lieferanten einfach, schnell und kostengünstig EDI-fähig macht: WebEDIFACT® für Handel und Automotive. Erfahren Sie hier mehr über das WebEDI und WebEDIFACT®. Hier können Sie auch den kostenlosen Demozugang anfordern und gleich testen.

Sie haben Interesse, Ihre Lieferanten an Ihr ERP-System anzubinden? Dann sprechen Sie mit uns! Wir bieten die individuelle Lösung auch für Ihr Unternehmen an.

Sind Sie Lieferant einer Handelskette, eines Automobilherstellers u.ä. und sollten Ihre Dokumente über EDI austauschen?

Der EDI-Filetracker bietet den EDICENTER-Kunden jederzeit die Möglichkeit, den Übertragungsstatus ihrer EDI-Dateien zu überprüfen.

Das Tool liefert Daten zu EDI-Partner, Nachrichtart, Belegnummern sowie Übertragungsstatus. Die Ergebnisse lassen sich auch leicht als CSV-Datei exportieren. Im Bereich „Suche“ können unsere Kunden außerdem nach einer bestimmten Belegnummer suchen. Somit lässt sich die Übertragung von EDI-Dokumenten genau verfolgen und dokumentieren.

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie den EDI-Filetracker hier.

EDI-Filetracker vom EDICENTER
Suchfunktion im EDI-Filetracker vom EDICENTER

Der Online-Datei-Validator validiert die von Ihrem ERP-System erzeugten Inhouse-Dateien, prüft sie auf strukturelle Korrektheit (Feldlängen, Feldtypen etc.) und inhaltliche Plausibilität (z.B. ob in einer Rechnung die Summen stimmen). Als Formate kommen LA-EDI-V5 (Inhouse-Lieferavis mit Satzarten und festen Feldlängen), RE-EDI-V5 (Inhouse-Rechnung und -Gutschrift mit Satzarten und festen Feldlängen) sowie UNIDOC® in Frage.

Der Validator erstellt zu jeder Datei ein komfortables Fehlerprotokoll. So sparen Sie sich die zeitintensive und aufwendige manuelle Überprüfung. Er ist webbasiert und frei zugänglich. Einfach Datei hochladen und validieren lassen! Ein ideales Hilfsmittel für Programmierer und Tester!

Happy Birthday EDICENTER – seit nunmehr 22 Jahren unterstützen wir sowohl kleine Unternehmen als auch große Konzerne bei allen Fragen und Prozessen rund um elektronischen Datenaustausch (EDI).

In dieser Zeit haben wir schon viel erreicht und wollen noch mehr erreichen. Unsere Kunden profitieren von unserer jahrelangen Erfahrung, eigenem Rechenzentrum und bestmöglichen Schutz aller Daten. Als Gründungs-Mitglied im EEDIN European EDI Network bieten wir außerdem einen optimalen weltweiten EDI Datennetz an.

Sollen Sie Ihre Daten nun elektronisch an Ihre Geschäftspartner übermitteln und sind auf der Suche nach einem EDI-Dienstleister, dann sind Sie bei uns genau richtig. Rufen Sie uns einfach unter der Telefonnummer 0821 246590 an – oder schreiben Sie uns. Wir finden die passende individuelle Lösung für Ihr Unternehmen.

Die ZUGFeRD-Rechnungen können somit von Geschäftspartnern je nach Workflow manuell erfasst oder automatisch von ERP-Systemen verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Das ZUGFeRD-Rechnungsdatenformat basiert auf dem Cross-Industry-Invoice-Standard (CII) von UN/CEFACT sowie Message User Guide von CEN und ist somit international kompatibel.

Nicht nur für die Zulieferer des öffentlichen Sektors entwickelt sich das ZUGFeRD-Rechnungsformat gemäß der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen immer mehr zum Standard. Auch der ZUGFeRD-Einsatz im B2B-Bereich ist nicht zu vernachlässigen. Da immer mehr Branchen auf die elektronische Rechnungsabwicklung umstellen, ist er gerade für viele kleinere Unternehmen von Interesse. Denn für seine Verwendung weder eine vertragliche Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern noch ein bestimmtes technisches Übertragungsprotokoll notwendig ist. Außerdem ist das Format branchenunabhängig und frei zugänglich.

Erfahren Sie mehr in unserem Beitrag „Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?“

Die EDI-Datei erscheint auf den ersten Blick eine wahllose Anreihung von Zeichen zu sein. Genauer betrachtet ist sie jedoch nach einem strikten Schema aufgebaut, um so fehlerfrei von Maschinen verarbeitet zu werden.

Nutzen Sie den Online-eInvoice-Viewer von EDICENTER, um Ihre EDIFACT-Dateien für Menschen lesbar darzustellen – für Sie zur Kontrolle oder für Ihren Steuerberater. Das Programm zeigt die Daten in übersichtlicher Form an, übersetzt die EDIFACT-Codes („Qualifier“) in Klartext und gibt die Ergebnisse sowohl im HTML als auch PDF-Format aus. Um das Programm zu bedienen, benötigen Sie keinerlei Vorkenntnisse – einfach die Datei hochladen und anzeigen lassen.

Beispiel: EDIFACT-INVOIC, dargestellt mit Online-eInvoice-Viewer

Die Digitalisierungsprozesse im Rechnungswesen gehen voran. Mit der neuen GoBD 2019 wurde auch die gesetzliche Lage an die zunehmende Digitalisierung angepasst. Die Neufassung der GoBD erlaubt nun das mobile Scannen von Belegen – das Abfotografieren mit einem Smartphone, das betrifft auch die im Ausland entstandenen Belege. Das Speichern von Belegen in der Cloud ist ebenfalls möglich. Die Unternehmen bekommen somit mehr Chancen, die wichtigsten Bereiche der Finanzbuchhaltung rechtskonform zu digitalisieren.

Quellen:
BMF, Haufe

Mehr über die Möglichkeiten eines elektronischen Datenaustausches in der Buchhaltung erfahren Sie hier: