Sind Sie Lieferant einer Handelskette, eines Automobilherstellers u.ä. und sollten Ihre Dokumente über EDI austauschen?

Der EDI-Filetracker bietet den EDICENTER-Kunden jederzeit die Möglichkeit, den Übertragungsstatus ihrer EDI-Dateien zu überprüfen.

Das Tool liefert Daten zu EDI-Partner, Nachrichtart, Belegnummern sowie Übertragungsstatus. Die Ergebnisse lassen sich auch leicht als CSV-Datei exportieren. Im Bereich „Suche“ können unsere Kunden außerdem nach einer bestimmten Belegnummer suchen. Somit lässt sich die Übertragung von EDI-Dokumenten genau verfolgen und dokumentieren.

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie den EDI-Filetracker hier.

EDI-Filetracker vom EDICENTER
Suchfunktion im EDI-Filetracker vom EDICENTER

Der Online-Datei-Validator validiert die von Ihrem ERP-System erzeugten Inhouse-Dateien, prüft sie auf strukturelle Korrektheit (Feldlängen, Feldtypen etc.) und inhaltliche Plausibilität (z.B. ob in einer Rechnung die Summen stimmen). Als Formate kommen LA-EDI-V5 (Inhouse-Lieferavis mit Satzarten und festen Feldlängen), RE-EDI-V5 (Inhouse-Rechnung und -Gutschrift mit Satzarten und festen Feldlängen) sowie UNIDOC® in Frage.

Der Validator erstellt zu jeder Datei ein komfortables Fehlerprotokoll. So sparen Sie sich die zeitintensive und aufwendige manuelle Überprüfung. Er ist webbasiert und frei zugänglich. Einfach Datei hochladen und validieren lassen! Ein ideales Hilfsmittel für Programmierer und Tester!

Happy Birthday EDICENTER – seit nunmehr 22 Jahren unterstützen wir sowohl kleine Unternehmen als auch große Konzerne bei allen Fragen und Prozessen rund um elektronischen Datenaustausch (EDI).

In dieser Zeit haben wir schon viel erreicht und wollen noch mehr erreichen. Unsere Kunden profitieren von unserer jahrelangen Erfahrung, eigenem Rechenzentrum und bestmöglichen Schutz aller Daten. Als Gründungs-Mitglied im EEDIN European EDI Network bieten wir außerdem einen optimalen weltweiten EDI Datennetz an.

Sollen Sie Ihre Daten nun elektronisch an Ihre Geschäftspartner übermitteln und sind auf der Suche nach einem EDI-Dienstleister, dann sind Sie bei uns genau richtig. Rufen Sie uns einfach unter der Telefonnummer 0821 246590 an – oder schreiben Sie uns. Wir finden die passende individuelle Lösung für Ihr Unternehmen.

Die ZUGFeRD-Rechnungen können somit von Geschäftspartnern je nach Workflow manuell erfasst oder automatisch von ERP-Systemen verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Das ZUGFeRD-Rechnungsdatenformat basiert auf dem Cross-Industry-Invoice-Standard (CII) von UN/CEFACT sowie Message User Guide von CEN und ist somit international kompatibel.

Nicht nur für die Zulieferer des öffentlichen Sektors entwickelt sich das ZUGFeRD-Rechnungsformat gemäß der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen immer mehr zum Standard. Auch der ZUGFeRD-Einsatz im B2B-Bereich ist nicht zu vernachlässigen. Da immer mehr Branchen auf die elektronische Rechnungsabwicklung umstellen, ist er gerade für viele kleinere Unternehmen von Interesse. Denn für seine Verwendung weder eine vertragliche Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern noch ein bestimmtes technisches Übertragungsprotokoll notwendig ist. Außerdem ist das Format branchenunabhängig und frei zugänglich.

Erfahren Sie mehr in unserem Beitrag „Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?“

Die EDI-Datei erscheint auf den ersten Blick eine wahllose Anreihung von Zeichen zu sein. Genauer betrachtet ist sie jedoch nach einem strikten Schema aufgebaut, um so fehlerfrei von Maschinen verarbeitet zu werden.

Nutzen Sie den Online-eInvoice-Viewer von EDICENTER, um Ihre EDIFACT-Dateien für Menschen lesbar darzustellen – für Sie zur Kontrolle oder für Ihren Steuerberater. Das Programm zeigt die Daten in übersichtlicher Form an, übersetzt die EDIFACT-Codes („Qualifier“) in Klartext und gibt die Ergebnisse sowohl im HTML als auch PDF-Format aus. Um das Programm zu bedienen, benötigen Sie keinerlei Vorkenntnisse – einfach die Datei hochladen und anzeigen lassen.

Beispiel: EDIFACT-INVOIC, dargestellt mit Online-eInvoice-Viewer

Die Digitalisierungsprozesse im Rechnungswesen gehen voran. Mit der neuen GoBD 2019 wurde auch die gesetzliche Lage an die zunehmende Digitalisierung angepasst. Die Neufassung der GoBD erlaubt nun das mobile Scannen von Belegen – das Abfotografieren mit einem Smartphone, das betrifft auch die im Ausland entstandenen Belege. Das Speichern von Belegen in der Cloud ist ebenfalls möglich. Die Unternehmen bekommen somit mehr Chancen, die wichtigsten Bereiche der Finanzbuchhaltung rechtskonform zu digitalisieren.

Quellen:
BMF, Haufe

Mehr über die Möglichkeiten eines elektronischen Datenaustausches in der Buchhaltung erfahren Sie hier:

Die automatisierte Warenbeschaffung in der Automobilbranche ist sehr komplex und enorm wichtig, um reibungslose Prozesse in der Fertigungsstraße sicher zu stellen. Daher wird der ganze Belieferungsprozess in der Automobilindustrie mit EDI unterstützt. Denn EDI bietet die effiziente und schnelle Möglichkeit zum Dokumentenaustausch zwischen den Geschäftspartnern, und zwar unabhängig von Standort.

Der Datenaustausch basiert auf den gängigen EDI-Standards:

  • EDIFACT (internationaler UN-Standard).
  • VDA (Standard des Verbandes deutscher Automobilindustrie).
  • ODETTE (Standard der europäischen Automobil-Branche).
  • ANSI X.12 (US-Standard für EDI-Formate).

Und die gängigsten Nachrichten sind:

  • DELFOR (Lieferabruf) liefert den Lieferanten eine Übersicht über den Materialbedarf (meistens für das komplette Jahr) und hilft bei der allgemeinen Jahresplanung auf der Seite von Zulieferern.
  • DELJIT (Just-in-Time-Abruf) kommuniziert im Vergleich zu DELFOR den genaueren Bedarf an Material für die nächsten 2-3 Wochen inkl. Daten für die Anlieferung.
  • DESADV (Lieferavis) wird vom Zulieferer an den Kunden gesendet und beinhaltet Informationen über die anstehende Lieferung.
  • RECADV (Empfangsbestätigung) bestätigt dem Lieferanten den Eingang der Ware beim Kunden.
  • INVOIC (Rechnung).

Beispiel: EDI im Automotive-Bereich

WebEDI in der Automobilbranche

Der elektronische Datenaustausch ist für die Integration von Kunden und Zulieferern im Automotive-Bereich unverzichtbar. Die Lieferanten mit geringem Datenvolumen und ohne EDI-Fähigkeit haben allerdings oft Probleme, schnell an die Systeme von Kunden angebunden zu werden. Die Lösung dafür ist die webbasierte Anwendung – WebEDI, mit deren Hilfe solche Lieferanten problemlos die strukturierten Daten mit Kunden austauschen können.

Das EDICENTER bietet seinen Kunden aus dem Handel- und Automotive-Bereich mit seinem Portal WebEDIFACT®™ den perfekten Einstieg in die EDI-Welt. Die Unternehmen ohne EDI-Integration bekommen so die Möglichkeit, ganz einfach die elektronischen Dokumente an ihre Geschäftspartner zu versenden und von diesen welche zu empfangen. Dabei spielt das Datenformat keine Rolle – das System konvertiert die gelieferten Daten in das passende Format. Die Automotive-Lieferanten können außerdem den geforderten VDA-Warenanhänger nach VDA 4902 oder VDA 4994 ganz einfach als PDF erzeugen und ausdrucken.

Die elektronische Rechnung wurde 2011 vom Gesetzgeber der Papierrechnung gleichgestellt und kann seitdem auch ohne digitale Signaturen verschickt werden (z.B. per E-Mail).

Laut dem E-Government-Gesetz ist die Rechnung nur dann „elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht“ (Quelle). Reine PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten, eine Bilddatei oder eine eingescannte Papierrechnung zählen nicht dazu, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Neben Kosten- und Zeitersparnis ist auch die Beschleunigung von internen Prozessen ein wichtiger Aspekt. Die Rechnungen können so im Unternehmen preisgünstiger und schneller erstellt, verarbeitet und archiviert werden.

Aktuell sind nur die Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber gesetzlich zur E-Rechnung verpflichtet. Doch die damit verbundenen Vorteile sind für alle Unternehmen interessant, vor allem in Zeiten der zunehmenden Internationalisierung und Digitalisierung. So kann die E-Rechnung durchaus schon bald zum internationalen Standard für Rechnungseingang bzw. -ausgang werden.

E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 schreibt die elektronische Rechnungsstellung (eInvoicing) bei öffentlichen Aufträgen verbindlich vor. Mit der verabschiedeten E-Rechnungsverordnung wurde im September 2017 auch in Deutschland ein konkreter Rahmen für die Umsetzung der EU-Richtlinie geschaffen. Die Umsetzung gliedert sich dabei in drei Phasen:

  • Für Bundesministerien gelten die Vorschriften bereits seit Ende November 2018.
  • Alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes müssen die Vorgaben ab dem 27.11.2019 umsetzen.
  • Und ab November 2020 werden dann alle Rechnungssteller öffentlicher Behörden zur E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet.

Als Datenaustauschstandard wurde dafür in Deutschland das Format „XRechnung“ festgelegt, das den Vorgaben des Normungsinstitutes CEN entspricht und alle zwingenden Kernelemente einer E-Rechnung beinhaltet. Neben diesem Standard können die elektronischen Rechnungen auch im ZUGFeRD-Format (auch Factura X genannt) übermittelt werden. Dieses hybride Format besteht aus zwei Teilen – einem PDF (lesbar für Menschen) und einer strukturierter Rechnung im XML-Format (lesbar für Maschinen).

Für viele Branchen reicht es nicht mehr aus, nur über einen eigenen Onlineshop ihre Produkte zu verkaufen. Die Kundenanforderungen an das Einkaufserlebnis wachsen und die „E-Commerce Riesen“ wie Amazon, Ebay & Co. machen es den Herstellern nicht gerade einfach. Die Kunden möchten eine große Produktauswahl, ohne viele Einkaufsstopps anlegen zu müssen, bequeme Bezahlmethoden, günstige Preise und eine schnelle Lieferung. Gerade kleinere Onlineshops können da nicht immer mit den großen und reichweitenstarken Marktplätzen mithalten. Immer mehr Händler verkaufen daher ihre Produkte auch über die führenden digitalen Plattformen.

Vorteile und Nachteile

Die Anbieter-Vorteile beim Verkauf auf den digitalen Marktplätzen liegen auf der Hand:

  • Enorme Plattform-Reichweite, mit der man schnell viele potenzielle Kunden erreichen kann,
  • Vorhandene Infrastruktur – Technik, Logistik, Bezahldienste etc. sind bereits vorhanden,
  • Schneller Einstieg möglich – keine Anlaufzeiten/-kosten im Vergleich zur Entwicklung eines eigenen Onlineshops,
  • Internationalisierung ohne großen technischen und logistischen Aufwand möglich.

Bei der Entscheidung sollte der Unternehmer allerdings auch die möglichen Nachteile nicht aus Acht lassen:

  • Fehlende Individualität – hier ist man an Plattform-Regeln, Design und Strukturen gebunden. Ein eigener Onlineshop bietet mehr Flexibilität bei der Produktpräsentation und beim Service,
  • Möglicherweise geringere Margen und ein schärferer Preiskampf – es fallen selbstverständlich Gebühren an, die den Gewinn schmälern, und man konkurriert mit vielen Anbietern direkt auf einer Plattform.

Austausch von Preis- und Produktdaten

Der Datenaustausch zwischen Händler und Marktplatz erfolgt meist vollautomatisch über die vordefinierten Schnittstellen, z.B. mittels EDI-Verfahren. Für eine erfolgreiche Listung auf den Plattformen sowie gute Auffindbarkeit bei den Kunden spielen die gut strukturierten Produktdaten (Produktbeschreibungen, GTIN – die frühere EAN – zur eindeutigen Definition von Produkten, Bilder, Preise etc.) eine wichtige Rolle. Die Übermittlung von Produktdaten erfolgt im EDI in der Regel mittels PRICAT-Nachricht. Hiermit werden die Preis- und Katalogdaten standardisiert zwischen den Systemen ausgetauscht.

Erfahren Sie mehr über PRICAT in unserem Beitrag „Was ist PRICAT?“