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08.07.2019 EDI in der Buchhaltung: Rechnungen als EDIFACT INVOIC Nachrichten

Die Digitalisierung verändert viele Unternehmensbereiche, das gilt auch für die Prozesse der Rechnungserstellung. Gerade in der Buchhaltung werden immer noch viele Arbeitsprozesse manuell bearbeitet. Der Rechnungsausgang/ -ausgang ist dabei sehr zeitintensiv und oft fehleranfällig. Bei der Erstellung einer Rechnung werden in der Regel zunächst die Fakturadaten in einem ERP-System erstellt, diese werden dann zu einer Rechnung verarbeitet, manuell geprüft, verbucht und anschießend (bei Papierrechnungen) kuvertiert, frankiert und per Post versendet bzw. (bei PDF-Rechnungen) per E-Mail verschickt. Wie kann man das optimieren?

Eine Lösung wäre der Einsatz von EDI (Electronic Data Interchange) in der Buchhaltung. Beim EDI-Verfahren werden die Datensätze erzeugt, die die Inhalte strukturiert übertragen (z.B. als EDIFACT INVOIC). So können die Inhalte wie Artikeldetails, Preise, Steuern etc. automatisch zum anderen System übermittelt und dort verarbeitet werden. Eine PDF-Rechnung lässt sich zwar auch elektronisch (per E-Mail) übermitteln, ist allerdings nicht zu 100% automatisiert bearbeitbar (nur wenn eine weitere Software die Werte auf dem PDF erkennen kann).

Beim EDI-Einsatz entfällt außerdem der Versand der Rechnungen per E-Mail oder Post und das spart viel Zeit und Budget. Ein weiterer Vorteil ist, dass auch die Eingangsrechnungen über die Schnittstelle automatisch ohne manuellen Aufwand in das eigene Warenwirtschaftssystem eingelesen und dort verarbeitet werden können. Das Gleiche gilt auch für die Gutschriften etc.

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