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EDI-Archivierung

Unsere EDI-Archivierung können Sie als optionale Leistung zur monatlichen Flatrate zubuchen.

Funktionsweise

Wir richten auf unserem (S)FTP-Server einen Ordner „ARCHIV“ ein. Jedes Mal, wenn wir in Ihrem Auftrag eine EDIFACT-Datei (oder ein anderes Format) erzeugen, übermitteln wir diese nicht nur Ihrem EDI-Partner, sondern stellen sie auch für Sie zur Abholung bereit (Ordner ARCHIV/OUT).

Analog verfahren wir mit allen Dateien, die wir in Ihrem Namen empfangen: Wir konvertieren sie wie gewohnt, legen aber parallel dazu die unveränderte Original-Datei, also so wie wir sie von Ihrem EDI-Partner übermittelt erhalten haben, im Ordner ARCHIV/IN zur Abholung bereit.

Ihre Aufgabe ist es nun lediglich, diese Archiv-Daten von unserem Server täglich herunterzuladen (z.B. mit dem EDI-Connector) und sie in Ihrem Hause aufzubewahren. Eine längere Aufbewahrung im Hause EDICENTER findet nicht statt! Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst und löschen alle Ihre EDI-Dateien in der Regel innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen.

Die Archivierung können Sie grundsätzlich nur für alle Ihre EDI-Partner bestellen, also nicht für einzelne. Die Monatsgebühr variiert deshalb mit der Anzahl Ihrer EDI-Partner und passt sich bei der Registrierung neuer oder der Kündigung bestehender Partner automatisch entsprechend nach oben oder unten an.

Gesetzliche Grundlagen

Zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente gibt es eine Reihe einschlägiger gesetzlicher Bestimmungen, so z.B. die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung (RSVO), die Schweizer Mehrwertsteuerverordnung oder das deutsche Umsatzsteuergesetz samt den Ausführungsbestimmungen der GoBD (früher GDPdU). Wir können und wollen an dieser Stelle keinen allgemein gültigen Rat geben, welche rechtlichen (und damit auch technischen) Anforderungen in Ihrem konkreten Fall für die Aufbewahrung der Belege zu erfüllen sind. Bitte stimmen Sie das in jedem Fall mit Ihren Steuerberatern bzw. den für Sie zuständigen Behörden ab. Das EDICENTER stellt Ihnen die Daten zur Verfügung, die korrekte Aufbewahrung unterliegt Ihrer Verantwortung.

Nicht nur für den Steuerprüfer!

Damit Sie mit den archivierten EDIFACT-Dateien auch etwas anfangen können, haben wir für Sie den pfiffigen INVOIC-Viewer entwickelt. Unsere EDI-Archiv-Kunden bekommen ihn kostenlos zur Verfügung gestellt.

Option: Revisionssicheres Archivieren

Wenn Sie die in Ihrem Hause aufbewahrten EDI-Dateien professionell archivieren, sie also nicht nur auf Ihrer Festplatte ablegen, sondern revisionssicher speichern und mit vielfältigen Such- und Verknüpfungsmöglichkeiten versehen möchten, benötigen Sie eine entsprechende Hard- und Software, auch Dokumentenarchiv genannt.

Fragen Sie uns, wir arbeiten mit einem zuverlässigen Partner, den wir Ihnen auf Wunsch gerne vermitteln.

 

Tel. +49 (0)821 24659-0
info@edicenter.de



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