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EDI-Archivierung

Unsere EDI-Archivierung können Sie als optionale Leistung zur monatlichen Flatrate zubuchen.

Funktionsweise

Wir richten auf unserem (S)FTP-Server einen Ordner „ARCHIV“ ein. Jedes Mal, wenn wir in Ihrem Auftrag eine EDIFACT-Datei (oder ein anderes Format) erzeugen, übermitteln wir diese nicht nur Ihrem EDI-Partner, sondern stellen sie auch für Sie zur Abholung bereit (Ordner ARCHIV/OUT).

Analog verfahren wir mit allen Dateien, die wir in Ihrem Namen empfangen: Wir konvertieren sie wie gewohnt, legen aber parallel dazu die unveränderte Original-Datei, also so wie wir sie von Ihrem EDI-Partner übermittelt erhalten haben, im Ordner ARCHIV/IN zur Abholung bereit.

Ihre Aufgabe ist es nun lediglich, diese Archiv-Daten von unserem Server täglich herunterzuladen (z.B. mit dem EDI-Connector) und sie in Ihrem Hause aufzubewahren. Eine längere Aufbewahrung im Hause EDICENTER findet nicht statt! Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst und löschen alle Ihre EDI-Dateien in der Regel innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen.

Die Archivierung können Sie grundsätzlich nur für alle Ihre EDI-Partner bestellen, also nicht für einzelne. Die Monatsgebühr variiert deshalb mit der Anzahl Ihrer EDI-Partner und passt sich bei der Registrierung neuer oder der Kündigung bestehender Partner automatisch entsprechend nach oben oder unten an.

Gesetzliche Grundlagen

Hintergrundinformationen zur Notwendigkeit der Archivierung von EDI-Dateien, über GoBD, GDPdU und Umsatzsteuergesetz finden Sie im Bereich Fachwissen.

Nicht nur für den Steuerprüfer!

Damit Sie mit den archivierten EDIFACT-Dateien auch etwas anfangen können, haben wir für Sie den pfiffigen INVOIC-Viewer entwickelt. Unsere EDI-Archiv-Kunden bekommen ihn kostenlos zur Verfügung gestellt.

Option: Revisionssicheres Archivieren

Wenn Sie die in Ihrem Hause aufbewahrten EDI-Dateien professionell archivieren, sie also nicht nur auf Ihrer Festplatte ablegen, sondern revisionssicher speichern und mit vielfältigen Such- und Verknüpfungsmöglichkeiten versehen möchten, benötigen Sie eine entsprechende Hard- und Software, auch Dokumentenarchiv genannt.

Fragen Sie uns, wir arbeiten mit einem zuverlässigen Partner, den wir Ihnen auf Wunsch gerne vermitteln.

 

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