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§§: GoBD-Archiv (früher GDPdU-Archiv)

Begriffe wie „GoBD“ (bzw. „GDPdU„), „elektronische Archivierung“ und „digitale Signatur“ sind seit Jahren in der EDI-Branche in aller Munde, doch kaum jemand weiß genau, wie sie zusammenhängen, was sich dahinter verbirgt und was der Gesetzgeber verlangt.

Die GoBD und die elektronische Archivierung von EDI-Daten

Die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)“ haben mit dem 1. Januar 2015 die vorher gültige, umstrittene und in vielen Punkten unklare Bestimmung „GDPdU“ abgelöst.

Es handelt sich um Ausführungsbestimmungen zu deutschen Gesetzen, insbesondere zur so genannten Abgabenordnung (AO). Darin wird im Kern geregelt, dass und wie „steuerlich relevante“ Daten zu Prüfungszwecken aufzubewahren, also zu archivieren sind (elektronische Archivierung / digitale Archivierung). Vergleichbare Regelungen existieren in Österreich, der Schweiz und anderen Ländern.

Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu:

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buch-führung praxisgerecht zusammen und sorgt für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit.

Das Umsatzsteuergesetz (UStG)

Eine weitere wichtige Rolle bei der Frage der Aufbewahrung von EDI-Dateien spielt das Umsatzsteuergesetz (UStG). Die komplexen rechtlichen Zusammenhänge können hier nicht im Einzelnen dargestellt werden. Wir beraten Sie gerne in dem Umfang, wie es uns gesetzlich erlaubt ist (gemäß Rechtsdienstleistungsgesetz vom 1. Juli 2008 und anderen Bestimmungen).

EDIFACT-Rechnungen archivieren?

In der Regel stellt sich die Frage der Archivierung bei Rechnungsdaten. Wir erhalten diese von unseren Kunden, konvertieren sie ins EDIFACT-Format und übermitteln sie anschließend dem Kunden unseres Kunden, also z.B. dem Einzelhandel oder einem Automobilhersteller. Konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater oder einen Fachanwalt, um zu klären, ob Sie die EDI-Dateien, die wir für Sie erzeugen, aufbewahren sollen. Selbstverständlich halten wir hierfür eine Lösung für Sie bereit.

Nicht nur für den Steuerprüfer!

Für die Lesbarmachung archivierter EDIFACT-Rechnungen, z.B. zu Ihren internen Zwecken, für Ihren Wirtschaftsprüfer oder für den Steuerprüfer vom Finanzamt, haben wir übrigens den pfiffigen INVOIC-Viewer entwickelt.

Ebenfalls im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt sind übrigens Fragen der digitalen Signatur und der so genannten Sammel-Rechnungsliste.

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